Se hai seguito la nostra guida su come scrivere un comunicato stampa per il tuo evento, allora dovresti essere pronto a distribuirlo in lungo e in largo.
In questa guida, parleremo delle diverse opzioni che hai per distribuire il comunicato stampa del tuo evento, oltre che di come incrementare le probabilità che venga pubblicato.
Divertiti!
1. Ingaggia un’agenzia PR
Il modo più comune per distribuire il comunicato stampa per un evento è tramite un’agenzia PR. Agenzie simili hanno tanti contatti, quindi sapranno già a chi inviare il comunicato.
Non solo hanno i contatti, ma sanno anche come approcciarsi per accrescere le probabilità che il comunicato stampa venga pubblicato.
Puoi anche andare oltre e farti aiutare dall’agenzia PR anche a scrivere il comunicato stampa stesso. Queste agenzie hanno esperienza, dato che è uno dei loro compiti base.
Sembra troppo bello per essere vero? Questo perché non è gratis.
Una buona agenzia PR ha dei prezzi in linea con i servizi offerti. Più servizi richiedi, più dovrai pagare.
Un altro svantaggio dell’utilizzare agenzie PR è che non tutte le testate giornalistiche le apprezzano. Alcuni testate preferiscono un tocco personale e trovano le agenzie troppo “aziendali”.
Consiglio: usa questa lista delle 35 migliori agenzie PR nel Regno Unito per iniziare.
2. Usa un servizio di distribuzione comunicati stampa
Un servizio di distribuzione comunicati stampa è una piattaforma che consente di inviare un comunicato a tanti contatti. Generalmente è un’opzione più economica dell’ingaggiare un’agenzia PR.
Potrai filtrare le testate e i giornalisti per categoria. Questa è davvero utile e ti aiuterà a inviare il comunicato stampa alle persone che hanno maggiori probabilità di pubblicarlo.
Sia agenzie PR che piattaforme di distribuzione ti aiuteranno a raggiungere un vasto pubblico. Nonostante ciò, un servizio di distribuzione è soltanto questo: distribuzione. Non c’è alcun tocco personale e non è possibile fare altro dopo aver inviato il comunicato.
Alcuni affermano che non ha senso usare un servizio di distribuzione comunicati stampa dato che equivale a inviare dello spam alle testate giornalistiche.
Consiglio: dai un’occhiata alla lista delle 13 migliori agenzie di distribuzione comunicati stampa nel Regno Unito del 2019.
3. Usa i social media
È scontato dire che devi usare i social media per promuovere il comunicato stampa. Ma lo facciamo lo stesso.
Il motivo principale per cui devi pubblicare il tuo comunicato stampa nei social è perché è gratis (a meno che non utilizzi della pubblicità a pagamento supplementare).
Inoltre tanti (se non la maggior parte dei) giornalisti e blogger si trovano lì. Utilizzano i social per scoprire nuove storie, attività e brand. Potresti anche riuscire a interagire con i giornalisti più facilmente sui social che per email. Infatti, tante agenzie PR comunicano con loro in questo modo.
Come con chiunque altro sui social, è fondamentale trattare gli utenti come persone e non come destinatari di spam. Interagisci con i contenuti e prova a costruire delle relazioni.
Ecco come dovresti costruire il tuo comunicato stampa sulle diverse piattaforme social:
- Twitter: scrivi un comunicato stampa di 140-280 caratteri e accompagnalo con un’immagine.
- Facebook: tieni il tuo comunicato stampa entro i 90 caratteri (in modo da non essere tagliato) e aggiungi un’immagine.
- Instagram: pubblica un’immagine del comunicato stampa e aggiungi un video clip di massimo 15 secondi alle tue Storie.
- Pinterest: le opzioni sono limitate qui, quindi crea un’immagine accattivante che include le info del tuo comunicato stampa.
Consiglio: leggi di più su come interagire con i giornalisti sui social per affinare le tue competenze e impara tutto sui comunicati stampa sui social.
4. Costruisci la tua lista di testate giornalistiche
Se sei interessato a rimanere nel settore dell’organizzazione di eventi a lungo, potrebbe essere utile costruire la tua lista di testate giornalistiche da contattare quando hai bisogno di distribuire un comunicato stampa.
È dispendioso, tuttavia se disponi di tempo, denaro e risorse umane, allora inizia subito a cercare su Internet i contatti da aggiungere alla tua lista.
Il vantaggio di avere la tua lista, è che puoi aggiungere un tocco personale durante la divulgazione. Molti giornalisti apprezzeranno ricevere un messaggio direttamente da te.
Puoi anche combinare questo con il punto #2 sopra per trovare una directory di contatti giornalistici da copiare direttamente nella tua mailing list.
Consiglio: leggi questa guida su come usare i social media per costruire la tua lista di contatti giornalistici.
5. Ricerca e segui le linee guida di invio
Se hai scelto di creare la tua lista personale, allora è essenziale fare attenzione alle linee guida di invio dei comunicati stampa di ogni singola testata giornalistica.
Come puoi immaginare, le testate sono sommerse da richieste ogni giorno. Non hanno il tempo di analizzarle a fondo tutte. Le linee guida di invio servono proprio per filtrare lo spam.
Linee guida di invio tipiche includono cose come ciò che la testata è interessata ricevere e quale formato di file viene accettato.
Consiglio: dai un’occhiata ad alcuni esempi di linee guida di invio per farti un’idea su cosa aspettarti.
6. Invia il comunicato stampa
Dopo aver identificato le testate giornalistiche e letto le linee guida, è tempo di inviare il comunicato stampa.
È fondamentale inviare il comunicato tempestivamente. Non lasciare le cose all’ultimo minuto. Concedi alle testate alcune settimane per leggere e pubblicare il tuo comunicato stampa.
Ecco come dovrebbe essere strutturata la tua email:
- Oggetto: menziona i punti chiave del tuo evento e perché è fantastico.
- Saluti: saluta le persone che stai contattando con il loro nome se necessario.
- Paragrafo di apertura: inserisci alcuni dettagli su chi sei e perché stai inviando l’email.
- Secondo paragrafo: parla del tuo evento e del perché dovrebbe essere pubblicato sul loro sito.
- Terzo paragrafo: inserisci una call to action e un possibile incentivo per la pubblicazione.
- Chiusura: ringrazia per il tempo dedicato alla lettura e includi dei dettagli di contatto in modo che possano risponderti.
Tieni a mente che la risposta non è garantita, a prescindere da quanto sia ben scritta l’email. Le testate giornalistiche sono super indaffarate. Ottenere la pubblicazione è come una lotteria.
Consiglio: leggi questa guida approfondita su come devi strutturare l’email da inviare alle testate giornalistiche.
7. Cosa fare dopo aver inviato il comunicato
Il lavoro di distribuzione del comunicato stampa non termina con il premere il tasto “Invia”. Ora devi aspettare per un po’… e successivamente dedicarti al dopo invio.
Con alcune testate, non devi neanche aspettare. Puoi chiamare la testata o il giornalista e fargli sapere che hai inviato un’email. Questo incrementerà le probabilità che l’email venga letta.
Dopo aver fatto questo, tuttavia, è importante aspettare mentre la testata revisiona l’evento e il comunicato. Hai soltanto da perdere nell’essere troppo insistente.
Quanto aspettare dipende da quanto tempo hai a disposizione. Se il tuo evento non è vicino, allora aspetta una settimana o più. Se il tuo evento è vicino, allora tre giorni è sufficiente.
Sii sempre cordiale. Imposta la chiamata in maniera cortese. Chiedi se il tuo comunicato stampa è stato letto e se ci sono delle domande a cui puoi rispondere.
Consiglio: leggi delle citazioni di veri giornalisti su come apprezzano essere contattati.
Persevera
Ci sono tanti modi per distribuire un comunicato stampa. Come approcci questo dipende dal tuo evento e dal tuo tipo di attività.
Un’email personale o un’email professionale scritta da un’agenzia PR sono i modi più efficienti… ma anche i più dispendiosi in termini di tempo e denaro.
Una servizio di distribuzione può inviare il tuo messaggio in modo più veloce ed economico, ma con il rischio che venga contrassegnato come spam e non letto dalle testate.
Hai esperienza nella distribuzione di comunicati stampa per un evento? Lascia un commento nella sezione sotto!