Padroneggiare il ruolo di organizzatore di eventi: 10 competenze chiave da organizzatore di eventi

Quindi vuoi organizzare i tuoi eventi? Allora ti servono tutte le competenze necessarie per assumere il ruolo di organizzatore di eventi. Per fortuna, abbiamo incluso tutto ciò che devi sapere qui.

Ecco alcune delle competenze da organizzatore di eventi di cui parleremo in questa guida:

• Organizzazione e budget
• Competenze tecniche
• Leadership e comunicazione
• Vendite e servizio clienti

Sei pronto a spuntare delle caselle ed espandere la lista dei tuoi compiti?

1. Organizzazione e gestione delle tempistiche

Il primo punto della nostra lista riguardo alle competenze da organizzatore di eventi è l’abilità di—beh—organizzare e pianificare. Senza questa competenza, il tuo evento sarà un circo…e non intenzionalmente.

Non è facile orchestrare un evento. Più l’evento è grande, più persone sono coinvolte e più cose possono andare male se non crei dei piani di riserva.

Le competenze organizzative sono cruciali perché ti verrà richiesto di…

• Soddisfare dei termini
• Pianificare la logistica
• Gestire il budget
• Organizzare il programma del personale
• Avviare delle campagne di marketing

Prossimo passo: scopri come migliorare le tue competenze organizzative e abilità di gestione delle tempistiche per costruire una base solida in qualità di organizzatore di eventi.

2. Attenzione ai dettagli

Il diavolo si nasconde nei dettagli, quindi è importante fare attenzione se vuoi evitare di dover chiamare un prete giovane e un prete vecchio per sistemare il tuo evento.

Il vino era alla giusta temperatura? L’attrezzatura AV ha funzionato perfettamente? I camerieri hanno sorriso? C’era abbastanza personale per gestire le registrazioni in modo veloce?

Potresti aver organizzato e pianificato tutto per bene, ma sono le piccole cose che determinano l’esperienza totale dell’evento.

Prossimo passo: puoi imparare come sviluppare l’attenzione per i dettagli per incrementare le possibilità di ottenere un evento perfetto.

3. Determinazione del budget

Si, la tanto odiata parola con la B fa parte di questa lista. Come per ogni altra attività che richiede risorse, hai bisogno di competenze nella determinazione del budget per organizzare un evento.

Il tuo ruolo da organizzatore di eventi ti richiede di capire quali spese hai e dove puoi trovare delle potenziali risorse di guadagno per bilanciare i conti.

Prossimo passo: leggi la nostra guida su come gestire il budget di un evento in modo da tenere la contabilità in ordine.

4. Comunicazione

L’abilità di comunicare in modo chiaro ed efficace con le persone è una delle competenza da organizzatore di eventi più importanti.

Il ruolo di organizzatore di eventi ti vedrà interagire con un’ampia gamma di persone:

• Partecipanti dell’evento
• Ristoratori e altri venditori
• Manager della sede e personale
• Presentatori e artisti
• Volontari ed enti di beneficenza
• Agenzie PR
• Influencer e celebrità
• Ispettori di salute e sicurezza
• Commercialisti e contabili.
• Società di assicurazione
• Stazioni radio e giornali
• Donatori privati
• Sponsor aziendali
• Persone sui social

Devi ascoltare le aspettative e i problemi di tutti. Allo stesso tempo, devi anche comunicare la tua visione e le tue aspettative per assicurarti di essere sulla stessa lunghezza d’onda.

Ecco alcuni aspetti del tuo ruolo da organizzatore di eventi che richiedono buone competenze di comunicazione:

• Scrivere proposte e contratti dell’evento
• Creare materiale di marketing per vendere biglietti
• Fare una riunione iniziale e una riunione finale con il team dell’evento
• Entrare in contatto con altri business
• Negoziare con sedi e venditori
• Mostrare gratitudine e raccogliere opinioni
• Tenere eventi ed effettuare annunci

Prossimo passo: potresti trovare questa lista di modi diversi per migliore le tue competenze di comunicazione utile.

5. Leadership

Parte del ruolo di organizzatore di eventi è relativa a delegare dei compiti ad altre persone. Sia che si tratti di personale, volontari, membri della famiglia o venditori terzi, devi eventualmente coinvolgere altre persone.

Dei buoni leader sono in grado di…

• Utilizzare i punti di forza di ogni membro del team
• Delegare dei compiti e fornire istruzioni chiare
• Facilitare la comunicazione tra i membri del team
• Ispirare e motivare le persone a dare il meglio
• Creare un senso di fiducia e trasparenza

In altre parole, devi unificare le persone attorno a un obiettivo comune e assicurarti che tutti vadano d’accordo e diano il massimo.

Prossimo passo: dai un’occhiata al nostro articolo dettagliato che spiega le qualità di un buon leader.

6. Networking

L’organizzazione di un evento è tutta incentrata nel far riunire le persone. Questo, in un certo senso, è come creare un network. Nonostante ciò, tante attività di networking sono dietro le quinte.

Sia che tu sia un novizio o un veterano esperto, devi costruire e mantenere costantemente delle relazioni professionali con le persone menzionate sopra (vedi #3).

Il ruolo da organizzatore di eventi potrebbe richiederti anche di partecipare a eventi di networking o unirti a gruppi online dove puoi coltivare le tue relazioni.

Prossimo passo: leggi come migliorare le tue competenze di networking e considera di unirti a organizzazioni come l’associazione di organizzatori di eventi.

7. Vendite e negoziazione

Se sei un organizzatore di eventi professionista, allora sei dentro il business degli eventi. Questo significa che devi anche assumere il ruolo di addetto al marketing, alle negoziazioni e alle vendite.

Devi vendere il concetto attorno al tuo evento a potenziali partecipanti, donatori, sponsor, influencer e volontari. Questo richiede competenze di vendita e marketing.

Allo stesso tempo, devi negoziare un buon prezzo per la sede, il servizio di ristorazione, le provviste, l’intrattenimento e qualsiasi altra cosa ti serva per rendere il tuo evento un successo.

Prossimo passo: leggi la nostra guida su come negoziare con venditori e sedi per migliorare queste competenze.

8. Servizio clienti

Anche se devi interagire con tante persone, da sponsor aziendali a influencer sui social, nessuno è più importante delle persone che partecipano all’evento.

I partecipanti sono i clienti, e i clienti hanno sempre ragione—anche quando non hanno ragione e sono irragionevoli e vorresti strapparti i capelli.

Prossimo passo: ecco una lista di consigli su come trattare i clienti difficili in modo da risolvere tutto al meglio.

9. Competenze tecniche

Gli organizzatori di eventi devono avere buone competenze in campo tecnologico. Macchine e sistemi automatizzati hanno semplificato l’organizzazione e l’esecuzione di eventi, ma devi comunque sapere come utilizzare tutto questo.

Ecco alcune app e dispositivi che devi conoscere:

• Software di gestione eventi
• Social media
• App di vendita biglietti
• Software di email marketing
• Microsoft Office e Google G-Suite
• Strumenti di gestione del progetto
• Attrezzatura AV (videocamere, microfoni, luci e proiettori)

Prossimo passo: dai un’occhiata alla nostra lista di strumenti gratis per organizzare un evento per aiutarti a pianificare meglio il tuo lavoro.

10. Conoscenza generale di eventi

Potrebbe sembrare ovvio, tuttavia devi avere una conoscenza generale di cosa è necessario per dar vita a un evento.

Non devi essere un esperto relativamente a ciò che deve fare un DJ, tuttavia devi sapere di cosa ha bisogno un DJ per fare il suo lavoro.

Lo stesso vale per chiunque altro coinvolto nell’evento. Assicurati di conoscere le basi di ciò che serve in modo da poter delegare.

Ecco alcune conoscenze generali di eventi che ti servono:

• Come realizzare una piantina
• Quanto dura una cena
• Che tipo di attrezzatura AV è necessaria
• Come stimare la capacità di una sede
• Come ricercare venditori per l’evento

Prossimo passo: puoi imparare tutto questo leggendo nel nostro blog o effettuando un corso sull’organizzazione di eventi.

Ti senti attrezzato?

Se riesci a padroneggiare queste 10 competenze da organizzatore di eventi, allora sarai nella tua via verso una carriera ricca di eventi di successo.

Ci siamo dimenticati di qualcosa? Sentiti libero di aggiungere suggerimento nella sezione commenti sotto e condividere con i tuoi colleghi organizzatori di eventi.