La guida definitiva per un evento di beneficenza di successo

Se stai organizzano un evento per raccogliere fondi per una buona causa, allora sei nel posto giusto. Abbiamo incluso tutto ciò che sappiamo dell’argomento in questa guida definitiva per un evento di beneficenza di successo.

Che cosa imparerai in questa guida:

• Come ottenere il massimo dalla fase di organizzazione
• Modi gratuiti per promuovere il tuo evento di beneficenza
• Che cosa fare durante il giorno dell’evento
• Come trasformare i tuoi ospiti in donarti nel dopo evento

1. Organizzare il tuo evento di beneficenza

Gli eventi di beneficenza sono alcuni degli eventi più difficili da organizzare. Non solo dovrai prendere in considerazione tutte le cose relative agli altri eventi, ma dovrai anche supportare una buona causa.

Ecco un breve riepilogo di tutti gli aspetti che devi prendere in considerazione durante la fase di organizzazione:

Tematica

Assicurati che la tematica dell’evento sia in linea con la causa di beneficenza per cui stai raccogliendo denaro.

Obiettivi

Definisci degli obiettivi relativi a quanti soldi vuoi raccogliere o quanti donatori vuoi ottenere.

Budget

Definisci un budget relativo a intrattenimento, sede, catering, marketing e sicurezza per il tuo evento.

Volontari

Assumi volontari per aiutarti a organizzare l’evento e assicurare che tutto vada liscio durante il giorno dell’evento.

Sponsor

Contatta potenziali sponsor per aiutarti a coprire i costi dell’evento in cambio di pubblicità.

Donazioni

Trova un modo per accettare donazioni, come vendita di biglietti o gadget.

Fornitori

Cerca venditori per l’evento, come società di ristorazione, fotografi, aziende di noleggio attrezzatura e agenzie pubblicitarie.

L’assunzione di volontari spesso è il primo step. Questo ti permetterà di delegare certe cose che hai da fare.

Cosa fare ora

Abbiamo creato un articolo completo che spiega ogni punto presentato sopra. Abbiamo stilato anche una lista di idee di raccolta fondi da cui trarre ispirazione. Leggi entrambi gli articoli per essere certo di sapere tutte le basi.

Letture consigliate: Come organizzare un evento di beneficenza: 10 passi chiave e 61 idee uniche per eventi di raccolta fondi per beneficenza.

2. Pubblicizzare il tuo evento di beneficenza

Gli eventi di beneficenza devono essere pubblicizzati come qualsiasi altro tipo di evento. Nonostante ciò, quando si tratta di supportare una buona causa, è fondamentale prestare attenzione in cosa si spendono soldi.

Ecco alcuni punti da considerare quando si pubblicizza una raccolta fondi:

Budget

Fai attenzione a quanti soldi investi in pubblicità e quali canali scegli.

Branding

Fai una selezione accurata di dove pubblicizzi e assicurati che il tuo marketing sia in linea con la causa di beneficenza.

Squadre da strada

Chiedi ai tuoi volontari di agire come una squadra da strada e di aiutarti a pubblicizzare online e offline.

Messaggio

Includi un messaggio principale relativo al tuo evento di beneficenza in tutto il materiale pubblicitario per enfatizzare la buona causa.

Social media

Usa i social media per pubblicizzare in modo gratuito in modo da massimizzare l’esposizione del tuo evento.

Influencers

Cerca degli influencer che simpatizzano per la tua causa e chiedigli di aiutarti a pubblicizzare l’evento.

Vendita biglietti

Trova una piattaforma di vendita biglietti che ti offra uno sconto per il tuo evento di beneficenza.

Radio e giornali

Chiedi a radio e giornali locali di pubblicizzare il tuo evento gratis o ad un prezzo scontato.

Il vantaggio degli eventi di beneficenza rispetto agli altri è che tante persone e istituzioni sono lieti di aiutare. Non aver paura di chiedere favori e sconti!

Cosa fare ora

Sappiamo che può essere difficile pubblicizzare con un budget minimo, quindi abbiamo creato una guida completa per te. Clicca il link sotto per imparare come pubblicizzare una raccolta fondi.

Lettura consigliata: 20 modi per pubblicizzare un evento di beneficenza.

3. Tenere il tuo evento di beneficenza

Durante l’evento il tuo compito è quello di assicurarti che chiunque passi dei buoni momenti: sia gli ospiti che i volontari. Nonostante ciò, devi ricordati anche di pubblicizzare durante l’evento.

Ecco alcune cose da fare durante l’evento di beneficenza:

Riunione iniziale

Fai un breve riunione con i volontari per informarli su come accogliere e registrare gli ospiti, sul programma dell’evento e cosa fare in caso di emergenza.

Sede

Prepara la sede organizzando i posti a sedere, il marchio e fornendo agli ospiti dei cartelli di indicazione.

Logistica

Prepara la logistica verificando eventuali modifiche dell’ultimo minuto relative al traffico e al meteo che potrebbero causare dei ritardi.

Attrezzatura tecnica

Organizza palco e attrezzatura tecnica, come microfoni, impianti audio, illuminazione, proiettori e computer.

Accoglienza

Accogli gli ospiti quando arrivano, offri degli stuzzichini e magari fai un breve discorso di benvenuto.

Social media

Chiedi ai volontari di aiutarti a scattare foto e video durante l’evento e incoraggia gli ospiti a condividere le proprie foto sui social.

Pulizie

Una volta finita tutto, è tempo di pulire tutto e salutare gli ospiti.

Devi anche chiedere ai tuoi volontari come si sono trovati durante l’evento. In questo modo, puoi raccogliere delle informazioni importanti quando la memoria è ancora fresca.

Cosa fare ora

Abbiamo scritto una guida passo passo su come tenere un evento di beneficenza in modo da ottenere i risultati migliori. Il link sotto ti permetterà di leggerla.

Lettura consigliata: come tenere un evento di beneficenza (in 9 step).

4. Cosa fare dopo un evento di beneficenza

Ora che l’evento è finito, fortunatamente hai raggiunto il tuo obiettivo di raccolta fondi. Nonostante ciò, devi contattare gli ospiti per vedere se puoi trovare altri donatori.

Ecco cosa fare dopo il tuo evento di beneficenza:

Numeri

Guarda quanti soldi sei riuscito a raccogliere e analizza altre metriche come il coinvolgimento sui social.

Budget

Dopo che sai quanti soldi hai raccolto in donazioni, è tempo di chiudere i libri e calcolare l’importo ottenuto.

Contenuti

Donatori, sponsor e volontari apprezzeranno vedere i momenti salienti della raccolta fondi. Crea un video con i contenuti che hai.

Ringraziamenti

Un grande “grazie” per tutti è fondamentale. Un tocco personale può fare tanto per far sentire i tuoi volontari, sponsor e donatori speciali.

Condividi i risultati

Oltre a ricevere ringraziamenti, le persone coinvolte nella tua raccolta fondi sono interessate anche ad entrare a conoscenza dei risultati.

Feedback

Quando invii i tuoi messaggi di ringraziamento e condividi i risultati, approfittane per raccogliere delle opinioni.

Fai una riunione finale con il tuo team

Infine, è utile fare una riunione finale con i tuoi volontari per vedere se hai raggiunto il tuo obiettivo e determinare ciò che può essere migliorato in futuro.

Cosa fare ora

Se vuoi assicurarti di trasformare gli ospiti in donatori, devi leggere la guida sotto proprio su questo.

Lettura consigliata: 8 idee per ottenere donatori dopo un evento di beneficenza.

Riepilogo

Gli eventi di beneficenza possono essere complicati da organizzare a causa di restrizioni su budget e—spesso—branding. Nonostante ciò, ora sei più preparato per affrontare queste sfide.

Punti chiave

Ecco i punti chiave di questa guida:

• Assicurati che tutto ciò che hai organizzato per l’evento sia in linea con la causa di beneficenza.
• Ingaggia volontari in anticipo per aiutarti con tutti i compiti che devono essere svolti.
• Utilizza più canali di marketing gratuiti possibile (come i social media).
• Contatta gli ospiti dopo l’evento per vedere se puoi trasformarli in donatori.

Questo è il succo del discorso! C’è qualcosa che vorresti aggiungere a questa guida? Lascia i tuoi consigli nei commenti sotto.