Come trovare il software per la gestione di eventi che fa al caso vostro

Con così tante opzioni disponibili, trovare il giusto software per la gestione di eventi può essere difficile.

Ma ci sono buone notizie: non avete bisogno di passare ore e ore a cercare su Google. Abbiamo messo insieme questa piccola guida per aiutarvi a trovare l’applicazione che fa al caso vostro.

Innanzitutto le domande che dovete farvi

Prima ancora di cominciare a scorrere le opzioni disponibili, dovrete porvi qualche domanda:

1. Cosa volete che faccia il vostro software?

Siamo nel 2019, quindi, di certo, non c’è penuria di software di qualità.

Avere un’idea chiara di ciò il vostro software deve essere in grado di fare vi aiuterà a restringere le varie opzioni.

Eccovi alcune idee da cui partire:

• Vendita dei biglietti: Volete vendere i biglietti online e vedere delle analisi di vendita aggiornate?
• Project management: Alcuni software offrono una soluzione end-to-end per gestire tutti gli aspetti del vostro evento con un unico strumento.
• Registrazione online all’evento: I partecipanti possono registrarsi online, registrando le vostre informazioni direttamente nel vostro database
• Database management: Avete bisogno di un sistema CRM che vi fornisce una vista dettagliata dei partecipanti e vi permette di interagire con loro?
• Strumenti di arketing: Creare delle landing page per la registrazione online e condurre delle campagne promozionali tramite le e-mail e i social media.
• Coordinazione dello staff: Tenete traccia di chi fa cosa.
• Report: Analizzate i dati demografici sulla vendita dei biglietti, i canali marketing più efficaci e le spese.
• Sondaggi: Chiedete un feedback ai vostri clienti per scoprire cosa è piaciuto loro e cosa no, così da aiutarvi in futuro.
• Gestione del budget: Tenete traccia dei vostri fondi e monitorate le spese. Ottenete un return-per-click accurato.

Forse è il caso di buttare giù una lista con i vostri bisogni: cos’è che il software deve essere assolutamente in grado di fare (funzionalità obbligatorie) e quali sono quelle che vi farebbe piacere avere. Ciò vi aiuterà a dare la priorità a quei software che soddisfano i vostri bisogni specifici.

Se ancora non ne siete interamente sicuri, non vi preoccupate.

Quando comincerete a valutare le varie opzioni, vi farete un’idea delle funzionalità disponsibili. Forse ne troverete alcune di cui non avete mai sentito parlare.

2. Quanto volete spendere?

Non c’è una risposta costante a questa domanda. Certo, è sempre bene capire quanto siete disposti a spnedere prima di cominciare a valutare le varie opzioni.

Alcuni software per la gestione di eventi richiedono un abbonamento, mentre altri vi fanno pagare per registrarvi. I prezzi possono variare notevolmente. Più costosi sono, più hanno da offrire in termini di funzionalità e fruibilità.

Se siete alla ricerca di software per la gestione di eventi gratuiti, sappiate che ce ne sono un’infinità. Tali software possono aiutarvi a gestire il tutto fino a quando non sarete pronti a passare a un modello a pagamento.

Consiglio: Ecco uno sguardo dettagliato ai diversi metodi di pagamento.

3. Quante persone useranno il software?

Se siete una compagnia individuale o piccola, allora forse non ha senso utilizzare un software progettato per le grandi aziende.

Allo stesso modo, se il vostro software includerà la registrazioni dei clienti o la vendità dei biglietti, avrà bisogno di gestire una quantità appropriata di persone.

Consiglio: Eccovi una fantastica guida che analizza tutte le domande più importante che dovete farvi quando dovete scegliere il software più adatto a voi.

Come far per scoprire alla svelta il software di cui avete bisogno

L’Internet è una cosa meravigliosa, vero?

Per ora, però, dimenticatevi di Google.

Andate dritti sulla pagina “Event Management” su SoftwareAdvice. Qui troverete una lista esaustiva con dozzine di software per la gestione di eventi. Non c’è di che!

Per ogni strumento, vi basterà un click per scoprire le seguenti info:

• Una scorsa generale del software
• Un’idea della fascia di prezzo
• Con cosa è compatibile la piattaforma
• A quali attività è adatta (piccole/medie/grandi)
• Punteggio con link alle recensioni

Da qui, potete scegliere tra due opzioni:

1. Scorrete le liste per intero e prendete nota dei software che si fanno notare di più. (Mentre scriviamo, ci sono 75 liste, e quindi potrebbe volerci un po’ per scorrerle tutte quante.)
2. Utilizzate i comodissimi filtri che trovate in cima alla pagina per eliminare tutti i software che di sicuro non si addicono ai vostri bisogni. Potete filtrare i software in base al prezzo, al punteggio dato dalle recensioni, alle dimensioni e all’industria.

Ovviamente, SoftwareAdvice non è l’unico posto dove trovare una lista di software per la gestione di eventi. Eccone alcune altri che vale la pena di provare:

• Capterra
• EventMB
• GetApp
• G2 Crowd

Tutti questi siti sono un ottimo modo per scoprire, ordinare e filtrare i software migliori.

Come valutare un software per la gestione di eventi

Alla fine, vi ritroverete con una lista di software papabili. Ma come fate a sfrondare ulteriormente e ritrovarvi con un unico software? Controllando:

Mix di funzionalità

I software per la gestione di eventi possono variare ampiante in termini di funzionalità. I software gratuiti, probabilmente, avranno meno funzionalità di un software che si fa pagare profumatamente.

Dovete tenere la vostra lista di funzionalità obbligatorie sempre sotto mano: è l’unico modo per valutare il software che più si addice ai vostri bisogni. Avete veramente bisogno di tutti i fronzoli che vi vengono offerti?

Anche se c’è un software con delle funzionalità che sembrano veramente cool, non c’è motivo di pagare per delle cose che non userete.

Consiglio: Date un’occhiata a questa guida per avere un’idea delle funzionalità più utili.

Reputazione

Non prenotereste mai un hotel senza prima leggere le recensioni. Lo stesso vale per l’acquisto di un software.

Solo perché qualcosa sembra buono sulla carta, non vuol dire che lo sia necessariamente. Scoprite qual è stata l’esperienza degli altri organizzatori di eventi.

Facilità d’uso

Non c’è motivo di investire in un software che sarà difficilissimo da usare.

Tutti nel vostro team dovrebbero imparare con facilità come usare il software. Questo vuol dire che il software che scegliete dovrebbe essere:

• Intuitivo
• Semplice da navigare
• Veloce (ad esempio quando si passa da un menu all’altro)
• In grado di presentare i dati e le statistiche con una videata facile da comprendere
• …e così via

Leggere alcune delle recensioni degli utenti (vedi “Reputazione”) vi fornirà un quadro completo della facilità d’uso di un dato software.

Per fortuna, in giro sul web troverete un sacco di articoli che mettono a confronto i vari software.

Consiglio: Date un’occhiata a questo articolo confronta i 10 migliori strumenti per la gestione di eventi.

C’è una prova gratuita?

Alcune compagnie come ad esempio Cvent ed EventMobi vi danno l’opportunità di fare una prova gratuita, in modo da permettervi di provare il software prima di acquistarlo.

È una grande opzione, specialmente se avete problemi a prendere una decisione finale. Le prove gratuite di solito durano dalle 2 alle 4 settimane, e quindi assicuratevi di sfruttarle al massimo.

Consiglio: Leggete qui per sapere a quali altri fattori chiave dovete prestare attenzione..

Avete trovato quello che stavate cercando?

Speriamo che la nostra guida possa aiutarvi a scegliere il software per la gestione di eventi che più si addice ai vostri bisogni.

Forse dovrete provare e sbagliare prima di trovare l’applicazione perfetta. Ma, una volta che ci siete riusciti, gestire i vostri eventi diventerà di gran lunga più facile e piacevole.

Buona fortuna!