Come scegliere il giusto software di registrazione eventi: Una guida

Il giusto software di registrazione dell’evento può rendere molto più semplice l’organizzatore di un evento. Scegliete l’opzione sbagliata o provate a seguire il processo da soli, e potreste pentirvene.

Non lasciatevi intimidire: ci sono alcune soluzioni molto semplici là fuori. Non c’è bisogno di essere un genio o un mago della tecnica per ottenerne benefici.

Abbiamo messo insieme una guida per aiutarvi a scegliere il miglior software di registrazione degli eventi, in base alle vostre esigenze. A seconda delle dimensioni del vostro evento o della vostra azienda, potete dare priorità a diverse caratteristiche. Questa guida vi aiuterà a prendere la decisione giusta.

Che cos’è il software di registrazione dell’evento?

Non tutti automatizzano la gestione degli eventi. Un sacco di aziende e individui stanno ancora organizzando eventi alla vecchia maniera.

Il software di registrazione degli eventi è un modo per gestire i partecipanti, gli inviti, i biglietti e altri aspetti dell’organizzazione di un evento. Ci sono un sacco di cose da sbrigare. La piattaforma giusta può automatizzare gran parte del processo.

Naturalmente, tutti gli eventi sono diversi. Come tale, il software di gestione degli eventi offre caratteristiche che rispondono ad una vasta gamma di esigenze. Se state organizzando una conferenza, avrete bisogno di un mix di strumenti molto diverso da quello di chi organizza un concerto.

Quali sono le caratteristiche giuste per voi?

Il software di registrazione eventi è disponibile in varie forme. Avrete bisogno di stabilire le capacità di cui avete bisogno. Cosa offrono queste caratteristiche? Quali sono più vitali per l’evento che stai pianificando?

Gestione dei partecipanti e biglietteria

I partecipanti sono al centro di ogni evento. Gestire le risposte, i biglietti e la capacità del tuo locale in un banale foglio Excel può essere un incubo. Il software di registrazione dell’evento può risolvere questo problema.

Il Software di registrazione in genere fornisce una pagina di destinazione dove le persone possono rispondere al vostro evento (RSVP). È possibile collegarsi a questo dal proprio sito web, dai social media e dalle campagne di marketing per email. Se si automatizza il monitoraggio dei partecipanti, la vita sarà molto più facile. È anche possibile impostare campagne e-mail automatizzate per inviare promemoria ai vostri ospiti.

Il vostro software dovrebbe anche essere in grado di aiutarvi a gestire i biglietti. Alcuni eventi possono essere semplici come vendere un biglietto e vedere chi si presenta, ma questo è raro.

Il vostro mix di biglietti dipenderà dalla capacità del locale, dai diversi tipi di biglietti (come i biglietti per adulti o per bambini) e dai livelli di sconto. Può diventare rapidamente qualcosa di complesso. Ma impostare la vendita dei biglietti per il vostro evento non sarà difficile, con gli strumenti giusti. Siti come Billetto ti permettono d’iniziare in soli cinque minuti.

Facilità d’uso

Senza dubbio avrai già usato un software che ti ha fatto sentire come se stessi cercando di manovrare una navicella spaziale. Il software per eventi non dovrebbe farti venire il mal di testa. Alcuni dei software in circolazione sono incredibilmente facili da usare.

Software come Eventbrite hanno un sacco di funzionalità e una semplice interfaccia che ti permette di visualizzare ogni fase del processo dell’evento.

Integrazione

Le persone sono più connesse che mai. Uno studio GlobalWebIndex ha riportato che le persone hanno in media sette account social ciascuno. Mantenere tutto “chiuso” non è sempre l’opzione migliore.

L’obiettivo sarà quello di condividere il vostro evento in lungo e in largo, soprattutto se è aperto al pubblico. Il software di registrazione all’evento può essere collegato a servizi di email marketing, social media e altro ancora. Bizzabo, ad esempio, si integra con oltre750 piattaforme diverse..

Usi il tuo software di registrazione per i pagamenti? Assicurati di utilizzare una versione che si integra con più piattaforme di pagamento. In questo modo, non perderai neppure un singolo partecipante (che magari inciampa alla cassa).

Email, strumenti di marketing e branding

Il vostro marchio per l’evento deve essere professionale e ben congegnato. Il software giusto ti permetterà di inviare e-mail di promemoria e offerte speciali con facilità. EventZilla può anche aiutarti a creare un sito web mobile-friendly per il tuo evento.

Più controllo hai sul marchio, meglio è. Le persone hanno maggiori probabilità di associarsi a una campagna e-mail o a una pagina evento che sembra professionale. Come spiega Pinpointe qui: “È importante che le immagini dei prodotti abbiano un aspetto professionale, altrimenti si perderanno partecipanti”.

Il tuo “prodotto” sarà il tuo logo, il tuo invito e il tuo sito web sino a quando non farai entrare le persone dalla porta.

Considera se puoi includere il tuo marchio o se sei bloccato con i modelli. Quanta flessibilità ti danno le campagne email? In questo caso, l’aspetto è importante.

Altri strumenti di marketing che il software di registrazione eventi può offrire includono widget incorporabili, generatori di codici QR, codici voucher e altro ancora.

Prezzo (e struttura dei prezzi)

Con le numerose opzioni per il software sono disponibili numerose opzioni di prezzo. Whova.com ha creato un confronto completo dei prezzi con una tabella per mostrare alcune delle strutture di prezzo.

Alcuni applicano una tariffa forfettaria per i loro servizi, come ad esempio un canone mensile. Altri prendono una tariffa fissa per ogni biglietto, mentre altri ancora chiedono una percentuale. È anche possibile trovare combinazioni di questi tre tipi di pagamento.

Se si crea un grande evento, una tariffa fissa potrebbe essere la scelta migliore in modo che i prezzi non salgano rapidamente

Approfondimenti offerti

Uno degli strumenti più potenti che il vostro software può darvi è una panoramica sul comportamento dei vostri clienti. Quando scegliete, considerate quali statistiche possono fornire.

È possibile controllare le statistiche come la conversione delle pagine degli eventi, il fatturato totale, i partecipanti e i check-in. Alcuni software mostreranno anche dati negativi come i rimborsi che avete dovuto effettuare. Questo tipo di dati può essere incredibilmente difficile da creare senza un software. Avere accesso col software infine, renderà i vostri eventi di maggior successo.

Conclusione

In alcuni settori è evidente quando un fornitore è migliore di un altro. Con il software di registrazione eventi, si tratta più che altro di garantire le caratteristiche giuste ad un prezzo adeguato.

Solo voi saprete esattamente cosa state cercando. Essere in grado di capire cosa ciascuna delle caratteristiche può offrire vi aiuterà a prendere la decisione giusta. Puoi risparmiare sul carico di lavoro e dedicare più tempo agli eventi futuri.