Come scegliere il catering per un evento: tutto quello che dovete sapere

Il catering e la pianificazione di un evento vanno di pari passo, e quindi è bene sapere come scegliere il catering per un evento.

In questo articolo parleremo di…

• Considerazioni iniziali da fare prima di cercare il catering
• Come trovare un fornitore di catering e come scegliere quello giusto
• Le qualità di un buon catering
• Come assumere un fornire di catering e di quali questioni discutere prima dell’evento

Pronti per degli assaggini? Bon appetit.

Quale tipo di catering si addice di più al vostro evento?

Prima di tuffarvi a capofitto nella ricerca, considerate il tipo di evento che state organizzando. Vi aiuterà moltissimo nel determinare il tipo di catering che dovreste cercare.

Domandatevi:

• Il vostro evento è formale?
• In quale sede si terrà?
• Come sono disposti i posti a sedere?
• Quanti ospiti ci saranno?
• Che tipo di cibo si aspettano di trovare?
• Alcuni ospiti hanno delle necessità alimentari che dovete tenere a mente?

Ci sono tre tipi principali di catering:

• Reception: l’opzione meno costosa, che di solito include bevande e stuzzichini che gli ospiti mangeranno in piedi mentre chicchierano tra di loro.
• Buffet: altra opzione economica. Gli ospiti si servono da soliti scegliendo tra un’ampia varietà di cibo e bevande.
• Servizio ai tavoli: l’opzione più costosa, con gli ospiti che vengono serviti dai camerieri.

Consiglio: Eccovi un articolo sui pro e sui contro di ogni opzione di catering per farvi un’idea migliore di quella più adatta al vostro evento.

Come trovare un fornitore

C’è un’enorme varietà di fornitori. Analizziamo alcune considerazioni chiave per il catering e la pianificazione di un evento così da aiutarvi a restringere il campo.

1. Grandezza

Il fornitore del catering dovrebbe essere in grado di gestire tutti gli invitati all’evento. Le dimensioni dell’azienda dovrebbero essere adatte alle dimensioni del vostro evento.

2. Posizione

È una buona idea anche considerare dove si terrà il vostro evento. Un fornitore locale potrebbe essere familiare con la sede del vostro evento, e sarà meno probabile incorrere in ritardi causati da lunghi spostamenti.

3. Budget

La quantità di soldi che avete destinato al catering quando avete stilato il budget dell’evento dovrebbe aiutarvi a restringere il campo di ricerca. L’ideale sarebbe trovare un fornitore che offra il miglior rapporto qualità/prezzo.

4. Limitazioni della sede

Molte sedi hanno una lista di fornitori con cui preferiscono lavorare. Scegliere un fornitore dalla loro lista non solo limiterà il rischio di incomprensioni, ma potrebbe anche farvi ottenere un bello sconto.

Consiglio:usate una directory di fornitori per ottenere un preventivo da diversi fornitori con un’unica ricerca.

Come scegliere un fornitore

Avete compiuto qualche ricerca iniziale. Ora è giunto il momento di scegliere un fornitore per il vostro evento. Diamo un’occhiata ad alcune delle qualità che dovrebbe avere un buon fornitore – così da farvi fare la scelta più giusta.

1. Comunicazione

Un buon fornitore sarà facile da contattare e risponderà prontamente alle vostre e-mail e alle vostre chiamate. Se state riscontrando dei problemi con la comunicazione ancor prima di cominciare, allora la comunicazione sarà un problema per tutta la durata del processo.

Consiglio: Date un’occhiata al gergo usato nell’industria del catering per evitare incomprensioni.

2. Organizzazione

In aggiunta alle loro abilità comunicative, dovreste anche considerare le capacità organizzative dei vari fornitori. Avete ricevuto la proposta in modo tempestivo? Se non è così, questo potrebbe essere un pessimo segno.

3. Esperienza e specializzazione

Così come la maggior parte degli organizzatori di eventi si specializzano in un particolare tipo di evento, molti fornitori di catering fanno lo stesso. Assicuratevi che il vostro fornitore abbia esperienza con il tipo di evento da voi organizzato.

4. Servizio clienti

I vostri bisogni e le vostre aspettative in quanto cliente dovrebbero essere in cima alla lista delle priorità del fornitore. Prendete nota se un fornitore presta attenzione ai vostri bisogni specifici o no.

5. Flessibilità

Dovreste controllare quanto è flessibile il vostro fornitore per quanto riguarda il menu e il servizio. Controllate se possono soddisfare le varie necessità alimentari, come ad esempio le allergie e i pasti senza glutine.

Consiglio:Date un’occhiata a questa lista di varie necessità alimentari, spiegate nel dettaglio.

6. Recensioni dei clienti

Le recensioni online e le raccomandazioni personali sono indicative dell’abilità di un fornitore nel portare a termine il lavoro con successo. Prima di assumere qualcuno, fate le dovute ricerche.

Consiglio:Usate un sito web come Trustpilot per cercare un fornitore di catering e leggere le recensioni.

Come assumere un fornitore

A questo punto dovreste avere una lista di candidati. Ci sono un altro paio di cose per aiutarvi a scegliere il fornitore che fa per voi.

1. Fotografie degli eventi passati

Una foto la dice lunga su quello che potete aspettarvi dal cibo… a meno che non siate da McDonald. Posto che non servirete dei Big Mac, assicuratevi di vedere delle foto scattate durante gli eventi passati.

2. Certificazioni

Prima di assumere un fornitore, assicuratevi di controllarne le certificazioni. Le certificazioni dovrebbero rispettare gli standard alimentari del Regno Unito e tutti gli altri requisiti imposti dalla vostra polizza assicurativa per l’evento.

3. Ingredienti

È sempre bene controllare dove i fornitori prendono i loro ingredienti. Sono locali? Sono organici? Sono stati acquistati in modo responsabile?

4. Preparazione

Parlate con il fornitore per sapere come e dove verrà preparato il cibo. A volte è meno costoso cucinare qualcosa in anticipo, ma molti piatti devono essere preparati all’interno della sede dell’evento.

5. Assaggi

Le foto le avete viste, ma ora dovete scoprire se il cibo è buono da mangiare. Un buon fornitore organizzerà una degustazione che vi permetterà di valutare la qualità del cibo in prima persona e decidere se vi soddisfa.

Consiglio: per essere preparati, leggete quello che potete aspettarvi da una degustazione.

6. Mobili e stoviglie

Non tutte le sedi vi forniranno i mobili e le stoviglie di cui avrete bisogno. Tuttavia, alcuni fornitori di catering li includono nel prezzo, quindi controllate se questa opzione è disponibile.

Consiglio: Se né il fornitore né la sede dell’evento possono fornirvi l’occorrente, allora dovrete contattare un terzo fornitore.

7. Staff disponibile

Controllate se il fornitore del catering ha uno staff adeguato alla grandezza del vostro evento. Di solito, vi servirà un cameriere per ogni due tavoli. (Anche meno, se state organizzando un buffet.)

Consiglio:Questo articolo contiene una tabella che mostra la proporzione camerieri-ospiti per la maggior parte degli eventi.

8. Dettagli contrattuali

Quando controllate il contratto, assicuratevi che copra tutti i dettagli. C’è un elenco completo dei risultati attesi? L’IVA è inclusa? Lo staff si aspetta di ricevere delle mance? Avete letto tutte le clausole?

Consiglio:Leggete degli esempi di contratto per sapere a cosa dovete prestare attenzione.

9. Politica di cancellazione

È sempre bene essere preparati a tutto, anche allo scenario più sfavorevole. Controllate la politica di cancellazione del fornitore, non si sa mai.

E ora… divertitevi!

Quando si mangia, non dovreste essere troppo esigenti; ma di certo dovete esserlo quando assumete il catering per il vostro evento. Dopotutto, il centro dell’evento non siete voi. Al centro dell’evento c’è l’esperienza dei vostri clienti.

Vale anche la pena di fare delle ricerche in anticipo se avete intenzione di organizzare altri eventi in futuro. Assumere un fornitore per il catering per questo evento potrebbe essere l’inizio di una relazione professionale duratura.

A questo punto, dovreste esservi fatti un’ottima idea su come fare per scegliere un fornitore per il vostro evento.

Buona fortuna!