Come gestire uno show

Ormai sono mesi che pianificate e promuovete il vostro show. E oggi potete finalmente presentarlo!

Se fino ad ora avete fatto tutto nel modo giusto, allora dovreste trovarvi in un’ottima posizione. Ma questo non è certo il momento di riposarsi sugli allori.

Ci sono ancora un sacco di cose che possono andare storte e un mucchio di opportunità da cogliere al volo.

In questo articolo parleremo…

• Di come controllare l’equipaggiamento tecnico
• Di dove mettere gli artisti prima dello show
• Di come essere certi che tutto il tuo team sia aggiornato
• Di come preparare il pubblico e lo staff del locale
• Dei modi in cui puoi migliorare il marketing del tuo evento
• Di come chiudere uno show in modo professionale

Una volta finito lo show, allora sì che potrai rilassarti… almeno fino al prossimo!

1. Controllate tutto l’equipaggiamento tecnico

Uno dei vostri compiti più importanti nel giorno stesso dello show è di controllare il setup e l’equipaggiamento. Se qualcosa va storto, l’intero show è a rischio.

Assicuratevi che il palco e i posti a sedere siano in ordine. Controllate ogni singolo pezzo di equipaggiamento assieme ai tecnici e assicuratevi che non ci siano brutte sorprese.

Sistemate le sedie

Se non l’avete fatto durante la fase di pianificazione, è giunto il momento di organizzare l’area con i posti a sedere. Potete disporre le sedute lungo delle file (teatro) o attorno ai tavoli (cabaret).

Di solito il pubblico è l’anima di ogni show live, e quindi è bene assicurarsi che ci siano dei posti a sedere vicino al palco.

Preparate il palco

Il palco fa sì che l’attenzione di tutti sia focalizzata sugli artisti. Di conseguenza, dovreste assicurarvi che sia rialzato. In questo modo l’artista è visibile da ogni angolo, non importa dove si trovi il pubblico.

Un palco rialzato vi aiuterà anche a far sì che, una volta iniziato lo show, tutta l’attenzione del pubblico sia per l’artista.

Effettuate il soundcheck

Prova microfono, uno-due, uno-due. Assicuratevi che gli altoparlanti e le casse funzionino a dovere, e che tutti riescano a sentire chiaramente l’artista.

Se alcuni degli artisti ha bisogno di configurazioni speciali per i microfoni, fate in modo di accontentarli. Altrimenti la loro performance potrebbe risentirne.

Controllate le luci

Le luci sono un altro elemento cruciale che aiutano a focalizzare l’attenzione del pubblico sul palco. Dovreste accertarvi che ci siano due o tre occhi di bue sul palco (e senza accecare i performer).

Le luci (o la mancanza di luci) importano anche per quanto riguarda il pubblico. Sul pubblico l’illuminazione dovrebbe essere minima o del tutto assente. In questo modo, le luci puntate sul palco saranno molto più efficaci.

Fate una prova tecnica completa

I performer non sono gli unici che hanno bisogno di fare le prove prima di uno show. È imperativo fare una prova tecnica completa prima dell’inizio dello show.

Assicuratevi che tutto funzioni a puntino, e che il team tecnico sappia cosa deve fare. Se qualcosa va storto durante le prove, avrete tempo a sufficienza per sistemarlo.

Consiglio: Per saperne di più, date un’occhiata a queste guide dettagliate sul setup del suono e sull’illuminazione per gli show dal vivo.

2. Mettete a disposizione una greenroom

I vostri performer dovrebbero avere uno spazio dove poter passare il tempo prima e dopo lo show. Quindi dovreste far sì che una delle stanze dietro le quinte sia la “greenroom”.

Non deve essere per forza verde, ma deve essere abbastanza grande da farci entrare gli strumenti e i costumi. E se fate trovare dei drink e degli snack di certo non guasta.

Dovreste assicurarvi che ci sia qualcuno ad accogliere i performer quando arrivano. Mostrate loro la greenroom, così che possano scaricare l’attrezzatura e rilassarsi prima di salire sul palco.

Consiglio: Per un po’ di ispirazione, date uno sguardo a questo articolo sull’allestimento delle greenroom.

3. Stampate un programma per tutti quanti

Essendo gli organizzatori dello show, è vostra responsabilità assicurarvi che tutti sappiano quello che stanno facendo. Un buon modo per riuscirci è di stampare un programma per tutto il team e lo staff.

Elencate quello che succederà durante la giornata. Ciò include la preparazione tecnica, quando si aprono e si chiudono i cancelli, e quando cominciano le diverse esibizioni.

Dovreste dare delle copie del programma anche al pubblico (senza la parte sulla preparazione tecnica). Metteteli al bar o sui tavoli, così che le persone possano programmare le loro pause bagno.

Consiglio: Usate un template per il programma dello show per aiutarvi a definire l’evento.

4. Stampate un codice di condotta per il pubblico

Il vostro team non è l’unico gruppo di persone ad aver bisogno di una serie di linee guida. Forse suonerà condiscendente, ma dovreste fornire un codice di condotta anche al pubblico.

Perché? Perché sapete che c’è sempre qualcuno che parla al cellulare durante una performance. O qualcuno che, dopo un paio di drink, decide di mettersi a infastidire il performer.

Non dovete per forza mettervi a distribuire le copie all’ingresso. Vi basta metterle dove non possono non vederle.

Consiglio: Controllate queste regole sull’etichetta del pubblico per aiutarvi a scrivere il codice di condotta.

5. Trovate un fotografo o un cameraman

Le foto e i video del vostro show sono estremamente preziose in termini di marketing. Mostra a tutti esattamente quello che è successo—e anche quello che si sono persi se non si sono fatti vedere.

Inoltre, rappresenta un ottimo contenuto da utilizzare per i vostri profili social. Usate le registrazioni dello show per far sì che si crei aspettativa nei confronti del prossimo.

Se avete intenzione di girare dei video, è una buona idea parlarne prima con i performer. Se dei comici sono in procinto di pubblicare uno special, di certo non vogliono rovinarsi le battute.

Consiglio: Avete bisogno di aiuto per trovare un fotografo o un cameraman? Qui potete trovare dei preventivi.

6. Incoraggiate le persone a condividere l’evento sui social media

Dovreste sempre avere dei link che indirizzano in modo chiaro ai profili social del vostro evento. Prima e dopo lo show, incoraggiate le persone a taggarvi nelle loro foto e nei loro video.

Un buon modo per farlo è di includere i vostri profili e i vostri hashtag in giro per l’evento. Metteteli sui poster dello show, sui programmi dell’evento, ecc.

Consiglio: Leggi come fare per incoraggiare le persone a condividere il tuo show sui social.

7. Eliminate tutte le distrazioni

Prima dell’inizio dello show, dovreste assicurarvi che non ci sia nessuna distrazione. I comici, gli oratori e gli attori hanno bisogno di silenzio assoluto per concentrarsi sulla loro performance.

Assicuratevi che lo staff del bar non parli durante lo show, ed eliminate qualsiasi ronzio o luce intermittente.

Gli unici rumori che volete sentire sono le reazioni del pubblico. Tutto il resto non fa che distogliere l’attenzione dall’esperienza.

8. Chiedete un feedback immediato

Sebbene di solito il feedback si chiede dopo lo show, non c’è niente di male a chiederlo il giorno stesso dello show. Confrontatevi con il vostro team e il resto dello staff per vedere se sta tutto andando nel verso giusto.

Potete anche chiedere agli ospiti se si stanno divertendo. Apprezzeranno il fatto che vi interessa la loro opinione—e voi apprezzerete il feedback.

Ce l’avete fatta!

Il vostro show è la parte principale di tutti i vostri sforzi organizzativi. È importante assicurarsi che tutti si stiano divertendo – voi compresi.

Sfruttate quest’occasione per costruire delle relazioni durature con la sede, i performer e, cosa più importante, il pubblico.

In questo modo avrete un’ottima base da cui partire per i vostri show futuri, che senza dubbio miglioreranno di volta in volta.

Buona fortuna… e in bocca al lupo!