by La gestione della folla durante un evento dipende in larga parte dalla folla stessa. Certe folle sono tranquille. Ad altre piace fare baldoria. E rompere la roba.
Può essere difficile prepararsi per l’ignoto. Eppure, con le giuste strategie, potete ridurre il rischio che accada qualcosa di spiacevole.
In questa guida, parleremo di…
- Quali eventi hanno bisogno di gestione della folla
- Perché è importante
- Consigli so come gestire la folla durante un evento
- Guide, app e aziende che possono aiutarvi
Ora è tempo di redarre un piano per la gestione della folla a prova di bomba.
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
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Quali eventi devono pensare a gestire una folla?
La gestione della folla di solito è rilevante solo quando la folla è di dimensioni ragguardevoli. Se state pianificando una piccola riunione con i vostri amici e familiari, gestire la folla non sarà di certo un problema.
Ma se cominciate a organizzare eventi su larga scala, allora sarà importante:
- Concerti musicali e festival
- Eventi sportivi e tornei
- Conferenze d’affari internazionali
Perché gestire la folla è così importante?
Le persone si comportano in modo diverso quando fanno parte di una folla di invidui senza volto. Emozioni forti quali la gioia, la rabbia e l’eccitazione possono rivelarsi pericolose.
Se non gestite la folla, ci potrebbero essere dei danni, qualcuno potrebbe farsi male, ecc. Leggete questa lista esaustiva di disastri per capire quanto possano mettersi male le cose.
Consigli per gestire la folla in maniera efficiente
Come potete vedere, le folle possono essere pericolose – se non vengono gestite in modo adeguato. Quindi vediamo alcune strategie che vi aiuteranno ad evitare il disastro.
1. Conosci il tuo pubblico
Le partite di calcio e i festival heavy metal vedranno un’azione un po’ più concitata delle conferenze accademiche. Conoscete i vostri ospiti e come si comportano in gruppo.
2. Pianificate in anticipo
Capire come gestire la folla durante un evento dovrebbe far parte del vostro processo di pianificazione. Una volta scelta la location, potete cominciare a pensare come si muoveranno le persone..
3. Tenete tutti informati
Una volta che avete un’idea del chi, del quando e del dove, potete cominciare a contattare le persone coinvolte nel vostro evento e dire loro con che tipo di folla avranno a che fare.
Contattate:
- I servizi di emergenza
- Gli appaltatori
- Le autorità locali
- I business circostanti
- I manager della location
Vi aiuteranno a gestire la folla nel concreto, e con ogni probabilità avranno già avuto esperienza con eventi di questo tipo.
4. Valutazione rischi
La valutazione rischi è di fondamentale importanza quando si deve pianificare una strategia per gestire la vostra folla. Identificate i potenziali problemi e pianificate come fare per evitarli.
5. Piano d’emergenza
Le cose possono andare male, non importa quanto meticolosamente le pianifichiate. Ecco perché dovreste sempre avere un piano di emergenza.
Dovreste avere un piano per:
- Il tempo che cambia
- Oggetti che prendono fuoco
- Scoppia una rissa
- Qualcuno viene sorpreso a rubare
- Tutti vanni nel panico e cominciano a calpestarsi a vicenda
Capite qual è il modo migliore per gestire queste situazioni così da non perdere il controllo nel caso in cui succeda qualcosa.
Consiglio: Leggete la nostra guida su come creare un piano di emergenza.
6. Usate la segnaletica
Se usate la segnaletica appropriata, vi eviterete un sacco di grattacapi. Assicuratevi che i vostri ospiti possano muoversi in giro con facilità e sappiano dove non devono andare.
Mettete dei grossi cartelli che possono essere letti da lontano per:
- Le file dove registrarsi
- I bagni
- Aree fumatori
- Aree riservate allo staff
- Potenziali pericoli
7. Delineate le varie aree
Usate delle barricate, dei conil o delle corde per mostrare alle persone dove devono mettersi in fila per i biglietti e registrarsi. Rendete chiaro a tutti dove si trova l’aria principale e recitante tutte le aree che volete siano off-limit.
8. Limitate l’accesso all’alcool
L’alcool è ottimo per rompere il ghiaccio, ma può rompere un sacco di altre cose se viene consumato in ingenti quantità da una folla sovreccitata. In base alla vostra folla, dovreste imporre dei limiti.
9. Perquisite i vostri ospiti
Se pensate che qualcuno vuole introdurre dei materiali illegali, allora forse avete bisogno di qualcuno che esegua delle perquisizioni.
Consiglio: Date un’occhiata a questa guida dettagliata alla sicurezza durante un evento.
10. Ottimizzate il check-in per ridurre le code
Se volete far innervosire la gente, fatela aspettare. Le lunghe code possono tramutare degli ospiti ben educati in qualcosa di completamente diverso.
Ecco alcuni modi per ottimizzare il processo di check-in:
- Molteplici punti check-in
- Usate un app di ticketing come Billetto
- Fate gestire le registrazioni dai membri dello staff più adatti a trattare con il pubblico
- Usate i tornelli, i lettori di codici a barre, ecc.
Consiglio: La nostra guida su come gestire il check-in degli ospiti durante un evento vi aiuterà a ridurre lo stress delle lunghe code.
11. Assicuratevi di avere uno staff numeroso
Non potete farlo da soli, quindi assicuratevi di aver assunto abbastanza persone dello staff – in proporzione con la grandezza del vostro evento.
Dovreste avere degli “uscieri” che indichino ai vostri ospiti dove devono andare. Tutto il team dovrebbe conoscere la piantina della location. Dovrebbero anche poter comunicare facilmente tra di loro: date loro dei walki-talkie o create una chat di gruppo.
Posizionate lo staff in modo strategico per tutta la location e assicuratevi di coprire i punti chiave:
- Entrate
- Linee per il check-in
- Finestre dove comprare i biglietti
- Aree con i posti a sedere
- Dest per le informazioni
- Sale per le presentazioni
12. Assumete la security
Gli eventi su larga scala di solito hanno bisogno di un’agenzia di security che sappia come gestire le grandi folle, gli scalmanati e le situazioni pericolose.
Il personale della sicurezza di occuperà di:
- Perquisire gli ospiti
- Sedare le risse
- Contattare i servizi di emergenza
13. Chiedete a tutti di segnalare i comportamenti sospetti
Il personale della sicurezza non può essere dappertutto allo stesso momento, e quindi avrete bisogno di qualche paia di occhi supplementari. Chiedete al vostro team e ai vostri ospiti di segnalare qualunque comportamente sospetto ai membri della security.
14. Trovate un modo per allertare tutti quanti
Di certo non riuscirete a farvi sentire gridando sopra la folla, quindi avete bisogno di altre forme di comunicazione in caso dovete avvertire tutti di qualcosa di importante. Potete usare degli altoparlanti o avvertire i vostri ospiti usando l’app del vostro evento.
15. Ripassate la strategia
Una volta che l’evento è bello che finito, rivedete il modo in cui avete gestito la folla. Parlate con il vostro team e con l’agenzia di security e chiedete loro cosa ha funzionato e cosa invece potrebbe essere migliorato.
Aziende e strumenti per aiutarvi a gestire la folla
Ci sono moltissime risorse e professionisti addestrati che possono aiutarvi a gestire la folla durante il vostro evento.
Eccone alcuni dei più popolari nel Regno Unito:
Potete anche trovare un sacco di utilissime guide sui siti web delle associazioni:
Infine, ci sono moltissimi software per il controllo della folla:
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
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Ricordatevi: la sicurezza anzitutto!
I grandi eventi possono essere divertentissimi, specie quando ci sono la musica a tutto volume e l’alcool. Ma è una buona idea procurarsi un team di persone adulte che si assicurino che tutto vada per il verso giusto.
Speriamo che queste strategie per la gestione della folla vi aiuterrano a far sì che tutti si divertano durante il vostro prossimo evento.
Avete esperienza nel gestire la folla durante un evento? Fatecelo sapere lasciando un commento!
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