Come creare un modulo di feedback per un evento (+Template)

Fa sempre piacere ricevere un feeback dagli ospiti. Ma vi ricorderete di tutto quello che vi diranno? E le persone saranno del tutto oneste parlando con voi faccia a faccia?

Utilizzare un modulo di feedback è un metodo molto più efficace per catturare le informazioni di cui avete bisogno.

Qual è lo scopo di un modulo di feedback?

Un modulo di feedback vi permette di raccogliere le opinioni dei vostri ospiti e di sapere cosa, secondo loro, è andato nel verso giusto e cosa invece no.

Le informazioni che riceverete vi aiuteranno a pianificare in modo migliore il vostro prossimo evento e ad assicurarvi che i vostri ospiti se ne vadano a casa estremamente soddisfatti.

Un modulo di feedback può avere domande su:

• Sede
• Intrattenimento
• Cibo e bevande
• Sicurezza
• Audio e grafiche
• Atmosfera
• Facilità nell’acquistare i biglietti
• Entrare ed uscire dalla sede
• Bagni
• Strutture
• Staff
• Esperienza generale
• …e così via

Quando si tratta di feedback, non esistono soluzioni generali. Dovrete personalizzare il modulo in base al vostro evento, porre delle domande rilevanti.

Consiglio: Date un’occhiata alla nostra guida per valutare gli eventi per capire di cosa stiamo parlando.

Che aspetto dovrebbe avere questo modulo?

Ci sono vari modi di chiedere ai vostri ospiti di rispondere al vostro questionario.

Alle persone di solito non piace riempire moduli e scrivere commenti. Dovete rendere il processo il più semplice possibile. È meglio usare delle caselle da spuntare piuttosto che porre una valanga di domande a risposta aperta.

Potete decidere se chiedere ai vostri ospiti di scrivere il loro nome sul questionario o di lasciarlo anonimo. Tenete a mente che chiedere ai vostri ospiti di darvi le loro informazioni di contatto è un buon modo per raccogliere i loro indirizzi email, ottimi per il marketing.

Scala di valutazione

Potete usare una scala di valutazione.

È una buona opzione se volete chiedere ai vostri ospiti di dare un punteggio alla sede, al cibo, alla sicurezza, eccetera. Funziona bene se chiedete domande del tipo: “Quanto vi ha soddisfatto [un aspetto dell’evento]?”

Ecco un esempio in cui agli ospiti viene chiesto di dare un punteggio da 1 a 5 dei vari aspetti dell’evento.

In alternativa, potete usare dei rating come da “poco” a “moltissimo”, da “insoddisfacente” a “soddisfacente”, da “insoddisfatto” a “molto soddisfatto”. Così come fa il modulo qui di seguito:

Lo stile è perfetto se volete una valutazione generale. Ma non vi aiuterà a capire il perché dietro le valutazioni dei vostri ospiti.

Domande aperte

Le domande aperte spingono gli ospiti a lasciare dei commenti. Non vi si può rispondere con un semplice “sì” o “no”, e non vanno bene per una scala di valutazione. Di solito cominciano con cosa, come, perché, dove, chi o dove.

Esempi di domande a risposta aperta:

• Qual è stata la parte dell’evento che ti è piaciuta di più?
• Se potessi cambiare la lineup dell’evento, come la cambieresti?
• Quanto tempo ci è voluto per passare i controlli di sicurezza?

Se volete porre delle domande a risposta aperta, vi suggeriamo di fornire un numero limitato di caratteri per le risposte. Certo, volete sapere cosa pensano i vostri ospiti, ma non volete leggere un romanzo. Le domande a risposta aperta sono ottime per ricevere degli ottimi consigli, ma dovete tenere in considerazione che moltissime persone le salteranno a piè pari.

Domande “sì”/”no”

Le domande “sì”/”no” sono probabilmente le più facili a cui rispondere. La persona può cerchiare il “sì” o il “no” vicino alla domanda. Di solito sono domande dirette, che riguardano un aspetto estremamente specifico dell’evento.

Esempi di domande “sì”/”no”:

• Sei stato in grado di trovare i bagni?
• Ti è piaciuto lo show?
• Il cibo era buono?

Sarà veloce riempire un modulo di feedback con solo domande “sì”/”no”. Tuttavia, non avrete una visione dettagliata delle opinioni dei vostri ospiti.

Consiglio:per uno sguardo più approfondito, date un’occhiata ai vari tipi di domande che potete porre.

Scrivete il questionario

Ovviamente, il vostro questionario non deve per forza utilizzare le stesse domande. Di solito, si finisce sempre col mischiare le varie tipologie.

Ma il modo in cui organizzate il questionario avrà un effetto sul tipo di domande che potete porre. Se chiedete: “Ti piacerebbe partecipare al nostro prossimo evento?”, allora non ha senso mettere una scala di valutazione.

Quando chiedete ai vostri ospiti di dare un punteggio ai vari aspetti del vostro evento, assicuratevi che sia chiaro come possono fare per farlo. Altrimenti, le persone lasceranno perdere, non vorranno sprecare il loro tempo.

Consiglio: Date uno sguardo qeusto articolo un sacco di grandi idee per i questionari e i format da usare sul vostro modulo di valutazione dell’evento.

Quali domande dovrei mettere nel mio questionario?

Le esatte domande da usare varieranno in base al tipo di evento.

Alcune domande generiche che dovreste sempre includere sono:

“Quanto vi ha soddisfatto l’evento?”

Potete lasciare la risposta a un punteggio generale o utilizzare delle sottodomande separate per il cibo, la sede, il processo di acquisto dei biglietti, ecc.

“Quali sono le probabilità che parteciperai a un altro dei nostri eventi?”

Questo è un ottimo modo per farsi un’idea di quante persone parteciperanno al vostro prossimo evento. E così saprete che quello a cui hanno partecipato li ha lasciati soddisfatti.

“Raccomanderesti i nostri eventi a familiari o amici?”

Di nuovo, è un buon modo per sapere se il vostro evento è andato bene.

“Qual è la cosa che ti è piaciuta di più dell’evento?

Fa sempre piacere leggere la risposta a questa domanda. Vi farà sentire benissimo per tutte le cose che sono andati bene.

“Che cosa ti è piaciuto di meno del nostro evento?”

Anche se questa sezione sarà più difficile da leggere, vi aiuterà a migliorare in futuro. Anche se sembra che tutto sia filato per il verso giusto, fa sempre bene sapere cosa ha lasciato gli ospiti scontenti.

“Hai quale suggerimento su come potremmo migliorare in futuro?”

Con ogni probabilità, troverete delle risposte simili a quelle date alla domanda precedente. È un ottimo modo per scoprire cosa non è riuscito a soddisfare le aspettative degli ospiti.

Ricordatevi che le vostre domande devono rispettare un format che abbia senso per la valutazione. Non dimenticatevi di lasciare abbastanza spazio per le domande a risposta aperta.

Consiglio:Ecco uno sguardo approfondito alle domande che dovreste includere nel vostro questionario.

Come posso cominciare?

Nessuno si aspetta che voi siate dei maghi del design e che creiate il design del form da zero.

Online troverete una marea di strumenti gratuiti che potrete usare per creare il vostro questionario.

Eccone alcuni a cui dovreste dare un’occhiata.

1. Template di Word ed Excel

I template di Word ed Excel hanno dei form che potete personalizzare. Sono ottimi per chi ha familiarità con Word. Potete inviare questi form tramite email e chiedere ai vostri ospiti di riempirli e rinviarveli.

2. Google Form

Con Google Forms, potete disegnare tutti i tipi di questionari. Non solo è gratuito, ma è anche facile ed intuitivo.

3. Survey Monkey

Se il vostro evento è ristretto – fino a 100 ospiti – e volete porre solo 10 domande, allora dovreste provare la versione gratuita di Survey Monkey. Altrimenti, potete usare la versione a pagamento e porre tutte le domande che volete.

Consiglio:Se volete altre opzioni, controllate la nostra guida agli strumenti gratuiti per la valutazione di eventi.

Come faccio a far sì che sempre più gente riempia i miei questionari?

Ci sono un paio di cose per far sì che i vostri ospiti riempiano il vostro questionario.

1. Chiedete un feedback direttamente all’evento

È sempre bene raccogliere i feedback il prima possibile. Alcuni organizzatori hanno dei form pronti da distribuire agli ospiti prima che vadano via.

Potete stampare delle copie di uno dei vostri form personalizzati. Assicuratevi di avere penne e tavoli a sufficienza.

2.Fornite degli incentivi per aumentare il tasso di risposte

Le persone sono più inclini a fare qualcosa se ricevono qualcosa in cambio. Usare degli incentivi a riempire il vostro form dovrebbe aiutarvi a migliorare il tasso di risposta. Ma dovete pensare a degli incentivi che abbiano un valore per i vostri ospiti. Ad esempio:

• Sconto sui biglietti dei prossimi eventi
• Sconti sul merchandise
• Merchandise

Consiglio: Se volete approfondire, date un’occhiata a questa guida dettagliata sugli incentivi da offrire.

Pronti a creare il vostro modulo di feedback?

Una volta che avete capito come funziona, crearlo e inviarlo sarà come bere un bicchier d’acqua.

Usate gli strumenti gratuiti che trovate online per cominciare, e chiedete ai vostri colloghi per dei consiglio sulle domande che dovreste porre.