by Tutti i meeting migliorano se si sa già in anticipo di cosa si andrà a parlare. Per le conferenze più importanti, tuttavia, un ordine del giorno fatto a dovere è di fondamentale importanza.
In questo articolo, parleremo di…
- Che aspetto ha un ordine del giorno tipico
- Consigli per creare l’ordine del giorno per una conferenza
- Template e altri strumenti
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
CREA EVENTO >>
Qual è la struttura tipica di un ordine del giorno?
Non si sono regole ben definite al riguardo. Tuttavia, più programmi andrete ad analizzare, più similitudini incontrerete.
Ecco un tipico ordine del giorno:
- 08:00–09:00: Apertura registrazioni
- 09:00–10:00: Argomento speaker 1
- 10:00–11:00: Pausa rinfresco
- 11:00–12:00: Discussione numero 1
- 12:00–13:00: Pausa pranzo
- 14:00–15:00: Argomento speaker 2
- 15:00–16:00: Discussione numero 2
- 16:00–17:00: Discussione numero 3
- 17:00–18:00: Sessione di networking
- 18:00–20:00: Tempo libero
- 20:00–00:00: Festa
Consigli per stilare un ordine del giorno
Creare l’ordine del giorno per una conferenza non è sempre semplicissimo. Dovete ingaggiare gli speaker, tenere in considerazione l’accessibilità alla location, ecc.
1. Decidete il tema della conferenza
Il primo passo per creare un ordine del giorno interessante è di stabilire il tema generale dell’evento. C’è un argomento specifico di cui dovreste parlare?
Consiglio: Lasciatevi ispirare dalla nostra guida su come scegliere il tema più appropriato per il vostro evento.
2. Conducete dei sondaggi pre-evento
La vostra agenda dovrebbe fornire qualcosa di valore a tutti i partecipanti, e quindi dovete scoprire cosa loro vogliono imparare. Chiedeteglielo inviando loro un sondaggio pre-evento.
Ecco alcune domande che potete porre ai vostri partecipanti prima dell’evento:
- Che cosa speri di imparare dalla conferenza?
- Quali oratori ti piacerebbe ascoltare?
- Quale tipo di sessione (discussione, networking, ecc.) rappresenta la tua priorità?
Questo è il modo ideale per organizzare una conferenza di successo: valutare e soddisfare le aspettative dei vostri ospiti.
Consiglio: Potete usare la nostra guida sugli strumenti per i sondaggi per aiutarvi a raccogliere le opinioni dei vostri ospiti.
3. Ingaggiate gli speaker
Una volta scelto il tema, e una volta scoperto quali sono gli speaker che i vostri ospiti vogliono ascoltare, potete cominciare con il redarre una shortlist e contattando gli speaker che volete ingaggiare.
Degli speaker entusiasti faranno sì che tutti saranno eccitati all’idea di partecipare alla vostra conferenza. Vari speaker tratteranno l’argomento scelto da vari punti di vista.
A volte è difficile ingaggiare gli speaker più gettonati, quindi è importante riuscire ad attirae la loro attenzione verso la vostra conferenza.
Infine, è anche una buona idea ingaggiarli con abbastanza anticipo. I migliori sono sempre molto occupati.
Consiglio: Siti web come Speakers Corner hanno un database di speaker.
4. Create delle sessioni interattive
I vostri ospiti si aspetteranno di ascoltare dei discorsi da parte degli speaker che avete ingaggiato. Ma vorranno anche partecipare a delle sessioni interattive nel corso della conferenza.
Ecco alcune sessioni che potete includere nel programma:
- Domanda e risposta
- Chiacchierata informale
- Dimostrazioni dei prodotti
- Sessioni di networking
- Sondaggi
- Quiz
- Riunioni
Le sessioni interattive faranno sentire tutti più attivi, e i vostri ospiti non si sentiranno esclusivamente degli ascoltatori passivi. Assicuratevi che vengano coinvolti.
5. Organizzate le sessioni in base alla tipologia
Le conferenze più grandi spesso hanno centinaia di sessioni differenti a cui i partecipanti possono partecipare. Le opzioni multiple sono sempre ottime da avere, ma a volte è difficile organizzare il tutto.
Potete radunare insieme tutte le sessioni simili, sotto il nome di “track”. In questo modo sarà più facile per i vostri ospiti consultare l’ordine del giorno.
Immaginiamo che stiate organizzando una conferenza di marketing, la Track A potrebbe essere organizzata così:
- 1° sessione: “Come usare Facebook ads”
- 2° sessione: “Influencer marketing 101”
- 3° sessione: “L’importanza di LinkedIn in 2019”
Mentre, allo stesso tempo, la Track B potrebbe essere organizzata così:
- 1° sessione: “Come ampliare la vostra mailing list”
- 2° sessione: “Gli ultimi sviluppi della SEO”
- 3° sessione: “Strumenti per incrementare il tasso di conversione dei siti web”
Gli ospiti possono scegliere di saltare da una “track” all’altra. Ma aggregare gli argomenti simili sotto la stessa “track” renderà sicuramente il vostro ordine del giorno più coerente.
Consiglio: Continuate a leggere come creare un’ottima sessione di discussione per aggiungere valore alla vostra conferenza.
6. Condividete l’ordine del giorno con tutti
Ovviamente è molto importante che tutti siano sempre coinvolti al 100%. Gli speaker devono essere informati riguardo eventuali cambiamenti e scadenze.
Ecco cosa dovreste fare per far sì che tutti sappiano cosa aspettarsi:
- Discutete degli impegni e dei compensi
- Comunicate le scadenze e i risultati attesi
- Chiedete il materiale delle presentazioni in anticipo
- Confermate tutti i prerequisiti tecnici
- Fatevi inviare le informazioni biografiche e le foto
- Ricontrollate e confermate le presentazioni
Consiglio: Leggete qui per scoprire come istruire i vostri speaker e usate questo esempio per farvi ispirare.
7. Includete l’evento del giorno nell’app del vostro evento
Le agente di carta ormai fanno parte del passato. Con ogni probabilità, avete già un app in mente per la vostra prossima conferenza. Assicuratevi che l’ordine del giorno sia inclusa.
Durante la vostra conferenza, le vite professionali di tutti gli ospiti saranno piene di avvenimenti. Quindi assicuratevi che l’ordine del gioro possa essere sincronizzato con le loro app per il calendario.
Un app è anche un ottimo modo per raccogliere degli utilissimi feedback. Permettete ai vostri ospiti di lasciare like, commenti e recensioni per ogni sessione, così da capire cosa funziona e cosa no.
Consiglio: Date un’occiata alle migliori app per eventi che potete usare per la vostra conferenza.
Strumenti e template che potete utilizzare
Quando si tratta di scrivere il vostro ordine del giorno, non c’è bisogno di reinventare la ruota. Online troverete un mucchio di esempi gratuiti.
Ecco alcuni template da cui potete partire:
E c’è anche una selezione di app dedicate proprio all’elaborazione di un ordine del giorno:
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
CREA EVENTO >>
Pronti a stilare il vostro ordine del giorno?
Ora avete tutti gli strumenti di cui avete bisogno per mettere insieme un ordine del giorno come si deve. E, una volta fatto, il vostro evento dovrebbe filare liscio come l’olio.
Avete trovato un ordine del giorno particolarmente buono? Lasciate un link nei commenti. Condividere aiuta!
Lascia un commento