by Le persone arrivano in ritardo e si dimenticano delle cose nonostante gli sviluppi tecnologici relativamente a gestione di orari e date.
Continuano a perdersi nonostante l’utilizzo di GPS in macchina e di Google Maps sui telefoni. Le persone sono semplicemente senza speranze?
Non lo sappiamo. Ma sappiamo che ci sono delle cose che possono aiutare coloro che vogliono essere nel posto giusto al momento giusto.
Leggi per scoprire…
- Cosa includere nel programma del tuo evento
- Suggerimenti per lo schema del programma del tuo evento
- Considerazioni sul design del programma dell’evento
- Semplici modelli stampabili di programma dell’evento
- Alcuni esempi di programma dell’evento
Senza attendere oltre, vediamo come creare un programma di un evento.
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Che cos’è il programma di un evento?
Il programma di un evento è semplicemente una panoramica di cosa succederà il giorno dell’evento. Se stai tenendo una piccola riunione, allora potresti non averne bisogno.
Nonostante ciò, per eventi più grandi come festival di musica, conferenze d’affari, esibizioni teatrali e matrimoni, potrebbe essere utile consegnare ai partecipanti il programma.
Perché è una buona idea avere il programma di un evento
Il programma di un evento tradizionalmente veniva stampato o inserito in un opuscolo. Oggi, molti eventi hanno un’app che include il programma dell’evento.
Nonostante ciò, il programma stampato può essere utilizzato ancora oggi. Le batterie dei telefoni tendono a scaricarsi velocemente—e come possono trovare i partecipanti le stazioni di ricarica?
Pertanto, non tutti potrebbero apprezzare un’app. I partecipanti più avanti con l’età potrebbero preferire una versione cartacea. Le notifiche sulle app tendono a distrarre da ciò che si sta facendo.
Infine, il programma può essere utilizzato per guadagnare qualcosa di più. Molte conferenze offrono agli sponsor l’opportunità di fare pubblicità sul programma dell’evento.
Cosa includere nel programma del tuo evento
Ciò che devi includere nel programma del tuo evento dipende da quanto spazio hai a disposizione. Un programma semplice con soltanto le informazioni essenziali può essere abbastanza.
Ecco cosa devi assolutamente includere nel programma del tuo evento.
- Nome, località e data del tuo evento.
- Il programma di ciò che accadrà il giorno.
- Una mappa della sede che mostra diversi punti.
- Il brand, lo slogan e i link ai social del tuo evento.
Se il tuo programma è stampato in un opuscolo, avrai più spazio sui cui lavorare. In quel caso, puoi includere alcuni dettagli aggiuntivi.
Ecco alcuni dettagli aggiuntivi che puoi includere per creare un programma più completo:
- Immagini e marchi aggiuntivi
- Pubblicità degli sponsor
- Brevi descrizioni dei venditori
- Sezione domande frequenti per rispondere a dei quesiti comuni
- Descrizione di presentatori o artisti
- Lista di partner stampa
- Informazioni di contatto per emergenze
In altre parole, devi includere qualsiasi cosa pensi possa essere utile da sapere per i partecipanti. Più informazioni riesci a inserire nel programma, più tempo hai per concentrarti su altre cose.
Consigli su come strutturare il programma del tuo evento.
Prima di parlare dell’estetica del programma, vediamo alcune linee guida generali su come strutturarlo. Questi sette consigli ti permetteranno di ottimizzare il programma.
1. Resta a tema
Considera il brand della società prima di dedicarti al design del programma. Il brand potrebbe avere un certo stile, colori, caratteri o altre cose uniche.
2. Considera i brand partner
Il tuo brand non è l’unico da prendere in considerazione. Il design del programma del tuo evento deve anche allinearsi con i tuoi sponsor, partner, presentatori ed enti di beneficenza.
3. Utilizza immagini ad alta risoluzione
Niente può farti apparire come un dilettante più di immagini pixellate nel programma del tuo evento. Assicurati di sapere quali dimensioni ti servono per le immagini in modo che abbiano un bell’aspetto.
4. Tienilo conciso
Anche se hai optato per un opuscolo, ricorda che il programma di un evento non è una novella. Tieni le informazioni concise e dritte al punto, in modo che il programma possa essere letto velocemente.
5. Rinvia al sito dell’evento
Se devi parlare in modo più approfondito di certi punti, puoi sempre rinviare le persone al sito dell’evento. Questo per informazioni relative a sede, presentatori, sponsor ed enti di beneficenza che stai supportando.
6. Usa gerarchie visuali
Il design del programma del tuo evento deve essere focalizzato sugli elementi più importanti. Usa riquadri, cerchi, colori forti e testo in grassetto per creare una gerarchia visuale che li evidenzi.
7. Effettua delle verifiche sulla qualità
A prescindere da cosa fai, non stampare il programma prima di aver effettuato delle verifiche sulla qualità. Correggi il testo, verifica la qualità delle immagini e revisiona il formato.
Strumenti per aiutarti con il design del programma del tuo evento
Ci sono pochi modi per poter progettare il programma del tuo evento. Puoi ingaggiare un designer professionista, dedicarti al design autonomamente o modificare alcuni modelli pre-esistenti.
1. Ingaggiare un designer
Un designer realizza probabilmente il migliore risultato possibile, ma è anche più costoso delle altre opzioni. Se non disponi già di un designer, puoi utilizzare un sito di freelancing per trovarne uno.
Ecco alcuni siti di freelancing popolari:
Consiglio: leggi questa guida su come ingaggiare un designer freelance per imparare ad effettuare dei controlli sulla qualità.
2. Dedicarsi al design autonomamente
Se sai utilizzare Adobe Photoshop, Illustrator o InDesign, puoi risparmiare dei soldi progettando il programma del tuo evento da solo. Puoi anche utilizzare Microsoft Word in caso di necessità.
Ecco un video che mostra come creare il programma di un evento usando InDesign:
3. Usa un modello
L’opzione meno dispendiosa in termini di tempo e denaro è usare un modello per il programma di un evento. Ci sono molti modelli gratis disponibili online che puoi personalizzare a seconda del tuo evento e brand.
Ecco alcuni siti che offrono modelli gratis di programmi per un evento, che puoi scaricare, modificare e stampare:
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
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Conclusione
Non è troppo complicato occuparsi della struttura e del design del programma di un evento, tuttavia questo può essere una risorsa importante per il tuo evento.
Assicurati che i tuoi partecipanti non si perdano nulla consegnando un programma appena arrivano all’evento.
Conosci degli strumenti per il design del programma di un evento di cui ci siamo dimenticati? Condividili nella sezione commenti sotto!
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