Il giorno del tuo evento di beneficenza è finalmente arrivato. Ma sai come condurre un evento di raccolta fondi per beneficenza?
Se la risposta è no, in questa guida ti spiegheremo come…
- Fare una riunione con il tuo team
- Preparare la sede
- Gestire le questioni logistiche
- Preparare il palco e l’attrezzatura
- Ringraziare gli ospiti
- Coprire l’evento
- Pulire e fare un resoconto finale
È tempo di raccogliere dei fondi, quindi iniziamo.
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Crea la pagina del tuo evento e comincia a vendere biglietti in 5 minuti.
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1. Fare una riunione con il tuo team
Il tuo team di volontari è l’ossatura portante del tuo evento di beneficenza. È importante che tu spenda del tempo per focalizzarti sugli obiettivi comuni per costruire uno spirito di squadra.
È essenziale che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda prima che l’evento inizi. Assicurati di fare una riunione con il tuo team e verifica i compiti di ogni componente.
Ecco alcuni argomenti di cui parlare durante la riunione:
- Come ringraziare e registrare gli ospiti
- Attività sui social (come streaming live)
- Il programma del giorno
- Che cosa fare in caso di un’emergenza
Devi stampare un programma dell’evento per te e il tuo team In questo modo tutti sanno quando vengono aperte le porte, il presentatore deve andare in scena e la cena è servita.
Consiglio: puoi creare un programma con uno di questi modelli gratis.
2. Preparare la sede
È una buona idea preparare la sede prima del giorno dell’evento. Nonostante ciò, potrebbero esserci dei casi in cui non è possibile, per esempio se la sede è occupata per altro.
Devi decorare la sede in modo che sia in linea con il tema. Assicurati di evidenziare la causa per cui stai raccogliendo i fondi.
Se hai del materiale promozionale disponibile, utilizzalo il più possibile. Se ti è stato dato del materiale aggiuntivo da sponsor e donatori, assicurati di includerlo.
Devi anche disporre i posti a sedere in modo idoneo per il formato del tuo evento. Se ci sarà una presentazione o un concerto live, organizza i posti a sedere di conseguenza.
Se il tuo budget te lo consente, ingaggia un esperto di decorazioni per eventi che faccia il lavoro per te al mattino. Cerca di trovare un decoratore specializzato in eventi di beneficenza — ti farà spendere meno.
Consiglio: usa questo elenco di organizzatori di eventi e programmatori per trovare un decoratore.
3. Preparare questioni logistiche e venditori
Verifica che tutto sia in ordine con ogni terza parte invitata per il giorno dell’evento. Assicurati che presentatori, artisti, camerieri e decoratori siano puntuali.
È bene anche verificare le previsioni del tempo se l’evento è all’aperto. Può cambiare all’istante, quindi assicurati che i venditori siano preparati di conseguenza.
Puoi anche verificare eventuali ritardi dei mezzi di trasporto usando Google Traffic. In questo modo, puoi dire a tutti di partire in anticipo, in modo che arrivino in tempo.
Devi anche verificare parcheggi e accesso alla sede. Assicurati che alcuni membri del team incontrino i fornitori all’arrivo.
4. Preparare il palco e l’attrezzatura tecnica
Se il tuo evento include presentatori o intrattenimento live, devi preparare il palco. Assicurati che sia alto, ben visibile e in linea con il marchio dell’evento.
Devi anche provare l’attrezzatura tecnica al fine di evitare sorprese durante l’evento. Vedi se riesci a fare un test tecnico completo prima che gli ospiti arrivino.
Ecco alcune delle attrezzature che devi testare:
- Microfoni
- Impianto audio
- Illuminazione
- Proiettori
- Computer
È una buona idea avere dei cavi di riservare per tutto nel caso qualcuno si rompa.
Consiglio: leggi come fare una prova dell’audio e preparare l’illuminazione del palco per eventi.
5. Ringraziare gli ospiti
Non tutti gli ospiti arrivano allo stesso momento. Ecco perché è meglio aprirre le porte 30–60 minuti prima dell’inizio, in modo da prendere in considerazione anche i ritardatari.
Ci sono ospiti che arriveranno puntuali al secondo. Devi assicurarti che ci siano delle cose per loro mentre attendono che l’evento vero e proprio inizi.
Puoi offrire un drink di benvenuto e preparare un piccolo discorso. Puoi passare il tempo a ringraziare per essere venuti e parlare della causa che stai supportando.
Se il tuo evento di beneficenza è più formale, allora puoi chiedere agli ospiti di registrarsi. È anche un modo per raccogliere dettagli di contatto con cui promuovere eventi futuri.
Consiglio: ecco una lista di drink di benvenuto che puoi servire quando ringrazi gli ospiti.
6. Fare foto e video
Foto e video della giornata possono essere una miniera d’oro per ottenere altri donatori per la causa dopo l’evento.
Fai del tuo meglio per avere un fotografo. Come per le decorazioni, puoi essere utile trovare un fotografo specializzato in eventi di beneficenza.
Se non è possibile ingaggiare un fotografo professionista, chiedi a qualcuno del tuo team. Delle foto amatoriali sono meglio di niente.
Se hai dei profili social (perché non dovresti?) puoi anche trasmettere in streaming live l’evento. Fai attenzione che alcune piattaforme hanno unlimite di 1–4 ore per lo streaming.
Consiglio: puoi leggere questisuggerimenti per realizzare un video di un evento di successo per ottenere il massimo possibile.
7. Incoraggiare condivisioni sui social
I social media devono essere parte dei tuoi sforzi promozionali. Includi link a profili social rilevanti ovunque viene menzionato l’evento di beneficenza.
Non devono essere i tuoi profili personali. Se vuoi focalizzarti sulla causa per cui stai raccogliendo fondi, chiedi di poter promuovere i loro profili.
Questo aiuterà a sensibilizzare, facendoti ottenere più donazioni.
Crea una zona selfie dove gli ospiti possono scattarsi delle foto. Devi anche incoraggiarli ad usare l’hashtag dell’evento quando pubblicano qualcosa online.
Usare gli stessi partecipanti come strumento di promozione dell’evento sui social è un’arma estremamente potente. È come avere una squadra di strada digitale aggiuntiva.
8. Pulire
Dopo che l’evento è terminato, è tempo di pulire. Parte dell’organizzazione del tuo evento deve includere un piano di pulizia in modo che tutti possano andare a casa in orario.
Identifica cassonetti vicini e posti in cui puoi riciclare carta, plastica e vetro. Cerca dei modi per smaltire il cibo avanzato.
Consiglio: usa questa lista per pulire dopo grandi eventi.
9. Chiedere un feedback
Ringrazia i tuoi ospiti per essere venuti, i tuoi sponsor e donatori per il supporto e il tuo team per l’impegno. Il tuo team in particolare apprezzerà dei riconoscimenti per il duro lavoro.
Ma perché non prendere due piccioni con una fava?
Usa questa opportunità per chiedere a tutti un parere sull’evento. Non deve essere un feedback dettagliato o formale, solo alcuni punti.
Otterrai due cose. Primo, avrai un’idea generale su come è andato l’evento. Secondo, preparerà mentalmente tutti a dare un feedback più dettagliato quando gli invierai una email post-evento.
Consiglio: usa questa lista di domande per avere un’idea su cosa chiedere alle persone il giorno stesso.
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Ce l’hai fatta!
Sii fiero di te stesso, perché hai portato a termine alla grande un evento di beneficenza. Fortunatamente, hai raccolto dei fondi e accresciuto la sensibilità su una buona causa.
Se hai seguito questa guida, sai già cosa fare. Hai tanti contenuti grafici dell’evento che puoi usare per sensibilizzare ancora online.
Datti una pacca sulla spalla…e preparati a contattare tutti coloro che hanno partecipato al tuo evento.
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