La tecnologia è parte integrante del mondo degli eventi. Con la tecnologia che fa passi da gigante,i provider di servizi di gestione degli eventi che riescono ad adattarsi sono quelli che guadagnano più di tutti.
Ma perché la tecnologia è così importante per gli eventi?
Beh, ci sono varie ragioni:
- La tecnologia fa sì che gli ospiti restino interessati e concentrati sui vostri eventi.
- Vi permette di coinvolgerli in modi nuovi ed entusiasmanti. .
- Potete usarla per migliorare i vostri eventi e trovare nuovi modi per promuovere i vostri oratori, prodotti o brand.
Vediamo come utilizzare al meglio la vostra tecnologia.
1. Intelligenza artificiale
È da oltre un secolo che l’umanità è affascinata dal potenziale dell’intelligenza artificiale. Ma è solo di recente che tutto quello che avveniva raccontato solo nelle storie di fantascienza ha cominciato a diventare realtà.
Certo, ci vorrà ancora qualche anno prima che i robot inizino a intrattenere i nostri ospiti. Ma l’IA viene già usata per rendere gli eventi migliori, più coinvolgenti.
Al posto dei robot, potete usare i chatbot, che solo la cosa che ci si avvicina di più.
Possono aiutarvi a coinvolgere i vostri ospiti online, rispondere alle domande e a raccogliere i feedback. I chatbot possono persino darvi una stima dei guadagni e fornire ai vostri ospiti la migliore esperienza possibile.
Usando i chatbot, il vostro staff potrà dedicarsi ad attività più produttive. I chatbot sono utili sempre, a prescindere dalla grandezza del vostro event—e si integrano alla perfezione con le piattaforme online che avete deciso di usare.
Un saggio organizzatore di eventir può usare l’intelligenza artificiale per analizzare i dati relativi agli eventi. In questo modo, potete ottenere delle utilissime analisi delle performance e massimizzare le possibilità di successo degli eventi futuri.
Quindi, anche se forse l’intelligenza artificiale non risolverà tutti i vostri problemi, i suoi usi attuali sono non solo funzionali, ma anche incredibilmente potenti.
2. Eventi ibridi
La maggior parte degli eventi segna una linea di demarcazione a differenziare gli eventi live da quelli online. Per quanto riguarda i secondi, la maggior parte degli organizzatori di eventi non li considerano nemmeno degli eventi “veri e propri”.
Ma con la tecnologia che diventa sempre più importante, è bene prendere in considerazione l’eventualità di incorporare nel vostro evento elementi dedicati al pubblico digitale. In questo modo raggiungerete il pubblico più vasto possibile. Dopotutto, è quello lo scopo di ogni evento.
Quando aggiungete un componente remoto al vostro evento, eliminate tutte le restrizioni dovute alla location, alla capacità del locale e così via.
Se qualcuno non può partecipare di persona, gli basterà sintonizzarsi con il telefono o il laptop e partecipare.
Inoltre, le persone che partecipano agli eventi attraverso il web hanno più probabilità di partecipare di persona il prossimo anno. In questo modo, il numero di partecipanti può crescere di anno in anno.
Dal momento che trasmettere un evento in streaming non costa poi molto, il vostro costo per-partecipante diminuirà in modo significativo. Ciò perché il vostro pubblico si sintonizza via internet, e a voi ciò non costa nessuno sforzo.
Potete anche usare lo streaming come strategia promozionale: ad esempio, potete mostrare solo alcuni spezzoni del vostro evento. Anche questo potrebbe produrre dei risultati incredibili.
Infine, con li eventi ibridi, potete sfruttare al massimo i social media. Condividendo i link degli streaming sulle vostre pagine social media, coinvolgere i vostri follower e aumenterete velocemente il loro numero.
3. Gamification degli eventi
Gli organizzatori di eventi odiano quando le persone prestano più attenzione ai loro smartphone che all’evento.
Ma, purtroppo, non c’è molto che possiate fare. (A meno che non vogliate vietare gli smartphone, anche se forse non è l’idea migliore..)
Invece di lottare contro questo fenomeno, assecondatelo.
Un buon esempio è effettuare la gamification dei vostri eventi.
Create una leader board interattiva per massimizzare la partecipazione dei vostri ospiti. In questo modo potrete tenere traccia dei livelli di partecipazione dei vostri ospiti in tempo reale e mostrare delle statistiche interattive che indicano gli ospiti più attivi.
Un altro modo è utilizzare dei quiz per porre delle domande interenti al tema o al soggetto del vostro evento. Potete indire dei quiz sul vostro brand o sui vostri prodotti, o alla fine degli interventi o delle presentazioni.
Questo tipo di quiz vi assicurerà che i vostri ospiti non fanno solo presenza, ma che partecipano anche.
Potete anche annunciare un premio speciale per gli ospiti più attivi e tenere una cerimonia di presentazione simbolica. La gente parlerà del vostro evento e sarà più attiva sui social media. Un sacco di persone ameranno condividere l’esperienza data da una cerimonia di premiazione, anche se è solo per divertimento.
4. Automazione del processo di organizzazione
Forse non lo sapete, ma il mestiere di organizzatore di eventi è uno dei lavori più stressanti del mondo.
Le sempre incombenti scadenze, combinate con migliaia di dettagli a cui pensare, sono la ricetta per un cocktail di stress con cui ogni organizzatore di eventi deve avere a che fare.
Per fortuna, la tecnologia sta lentamente cambiando questa situazione in meglio.
Con l’aiuto degli strumenti di automazione, i coordinatori possono avere molto più tempo libero ed evitare di avere a che fare con compiti noiosi e ripetitivi.
Abbiamo già parlato dei chatbot e di come possono automatizzare le interazioni con gli ospiti. Ma quella è solo la punta dell’iceberg.
Gli strumenti per la gestione degli eventi permettono agli organizzatori di avere il controllo completo di ogni evento, tenendo traccia dei progressi e assegnando i compiti in modo più efficace.
Strumenti come Silverpop forniscono un’ampia gamma di funzionalità che aiutano a gestire il marketing digitale con enorme facilità. Potete usarlo per generare lead per il vostro evento, ottimizzare il percorso dei vostri ospiti e analizzare i dati al fine di migliorare la vostra prestazione.
Tempo di dedicarsi alla tecnologia per eventi.
Alla fine, strumenti del genere forniscono l’unica cosa di cui ogni organizzatore di eventi necessita: più tempo.
E, nel farlo, non solo assicurano che il processo di pianificazione sia meno stressante, ma aiutano anche a prevenire degli errori cruciali che potrebbero mandare tutto a monte.
Autore: Sarah Hill scrive per Seven Events Ltd – una compagnia di eventi leader del settore che offre servizi di scoutingper le location, organizzazione di eventi aziendali, e pianificazione di conferenze a Birmingham. Ha cominciato a lavorare nell’industria degli eventi oltre dieci anni fa. Col tempo, è diventata una prolifica blogger, spinta dalla voglia di condividere con tutti i propri preziosi consigli sull’organizzazione di eventi.