Assumere staff per un evento: 3 consigli essenziali per trovare il tuo A-Team

Se ti piace davvero fare le cose nel modo complicato, prova a organizzare un intero evento da solo. Noi preferiamo affidarci al vecchio detto: “Più mani meno lavoro”

In realtà, a prescindere da quanto personale hai, organizzare un evento sarà una sfida (se si tratta di un buon evento). Nonostante ciò, allo stessi tempo puoi davvero alleggerire il carico di lavoro chiedendo aiuto ai tuoi amici. O più probabilmente ai tuoi dipendenti.

In parole povere: spesso assumere staff per un evento è assolutamente essenziale.

Ora, ci piacerebbe dire che non c’è modo di sbagliare nel scegliere lo staff per un evento, ma…

Ti consigliamo di prestare attenzione a questo. Usa questa guida come aiuto per assumere staff per il tuo evento, e ti ritroverai nella strada giusta per organizzare un evento di successo.

1. Quali sono i ruoli principali dello staff per un evento?

Non è sempre facile determinare le giuste posizioni. Il ruolo del dipendente influenza praticamente tutto il processo di assunzione. Quindi prima di parlare di come assumere staff per un evento, ecco alcuni ruoli che potresti dover prendere in considerazione.

1. Lavori sul campo

Si tratta delle posizioni lavorative di base I tuoi dipendenti sul campo possono occuparsi di:

• Scansionare o vendere biglietti all’entrata
• Fornire informazioni ai partecipanti
• Fornire assistenza per bambini
• Aiutare i venditori
• Occuparsi di organizzazione / smantellamento
• Pulire dopo l’evento

2. Sicurezza

Non devi assumere un’intera società di sicurezza privata. Nonostante ciò, un po’ di aiuto per tenere le cose in ordine non è male.

3. Venditori

I venditori sono spesso terze parti che inviti all’evento. Nonostante ciò, puoi anche assumere i tuoi venditori per gestire stand specifici o attrazioni simili.

4. Marketing

Non è semplice entrare nel mondo del marketing! Devi assumere un professionista per gestire le campagne del tuo evento.

5. Logistica e pianificazione

Che cosa succede il giorno dell’evento, ora per ora? Qual è la piantina? Che cosa succede se un artista ospite non si presenta all’ultimo minuto? Più è grande l’evento, più staff per l’organizzazione ti serve.

Consiglio: Non è male che il tuo staff abbia delle competenze di primo soccorso. In alternativa, puoi assumere del personale medico certificato.

6. Cibo e intrattenimento

Sia che si tratti di un evento gastronomico o semplicemente di un evento con del cibo devi assumere persone per coprire alcune di queste posizioni. E mentre i partecipanti mangiano, perché non offrirgli dell’intrattenimento?

• Cucina: A meno che non stia pensando di assumere un’intera società di catering, beh, il cibo non si preparerà da solo!
• Camerieri: a seconda dell’evento potrebbero servirti dei camerieri. Soprattutto se per prendere il cibo gli ospiti potrebbero andare in contro a delle situazioni turbolente.
• Accoglienza e posti sedere: se desideri accogliere gli ospiti, o hai organizzato dei posti a sedere assegnati , un hostess può essere un tocco di classe.
• Presentatore: per eventi strutturati, dibattiti o eventi focalizzati su esibizioni un buon presentatore o moderatore può essere ideale per il tuo evento. Altrimenti, gli artisti ospiti potrebbero dover entrare in scena presentandosi da soli in modo imbarazzante.

2. Dove trovare staff per un evento?

Se un inserzione sui giornali ha funzionato per i tuoi nonni, allora funzionerà anche per te.

Sto scherzando. Puoi usare il giornale locale se vuoi, tuttavia, per assumere lo staff per l’evento, è meglio utilizzare internet.

Ci sono due strade che consigliamo:

1. Il metodo fai da te

I portali online ti permettono di sporcarti le mani. In questo modo, potrai effettuare la ricerca manualmente usando la piattaforma digitale.

Inoltre, puoi pubblicare un annuncio di “ricerca aiuto” su un sito. Il sito semplifica il processo attirando degli utenti che sono in cerca di lavoro. Ecco alcuni siti per iniziare:

1. GIG
2. AddToEvent
3. Coople

Se vuoi dedicarti al processo di assunzione completamente da solo, questo è come fare.

Consiglio: questo articolo offre una lunga lista di siti dove puoi cercare staff per un evento.

2. Delocalizzazione

Stai organizzando un evento. Hai tanto da fare che soltanto pensare a dover assumere le persone da te ti fa venire la nausea.

Affidare l’assunzione di staff ad agenzie esterne è assolutamente normale. In questo modo puoi lasciare che i colloqui vengano effettuati da professionisti.

Ecco una breve lista di società per assumere staff per un evento:

1. Flair
2. Event Staffing Agency
3. Moore People
4. Splendid
5. Elevate

I gruppi specializzati nel settore degli eventi possono aiutarti ad assumere staff per un evento utilizzando dei colloqui efficaci progettati per trovare i lavoratori migliori.

Consiglio: Ci sono sicuramente delle agenzie di staff per un evento che hanno una lunga lista di lavoratori esperti. Ti basta descrivere le tue necessità e loro ti presentano i giusti candidati.

3. Come assumere staff per un evento?

Se stai pensando di assumere lo staff da solo, non è tanto diverso dall’assumere in generale. Nonostante ciò, nel caso di un evento, le posizioni lavorative sono temporanee. Inoltre, lo staff per un evento potrebbe dover avere delle competenze specifiche come sapere come gestire uno stand o la sicurezza dell’evento.

Ecco in breve come procedere per assumere staff per un evento.

1. Sii descrittivo

Devi scrivere la descrizione del lavoro offerto, a prescindere da come decidi di assumere. C’è un’arte dietro questo, ed è davvero importante.

Consiglio: ecco un modello di descrizione lavoro per staff per un evento per darti un’idea su come dovrebbe essere.

2. Colloqui

È tempo di separare buono e cattivo!

I colloqui sono un processo complicato anche per il più semplice dei lavori. Tutto è relativo alle domande. Ecco alcune domande da colloqui per lo staff per un evento:

• Puoi descrivere la tua esperienza con gli eventi?
• Che cosa ti attira di questa posizione?
• Quali sono i tuoi punti di forza e come li utilizzi nella sfera della gestione di eventi?
• Come prendi delle decisioni urgenti?
• Come gestisci cose inaspettate durante gli eventi?
• Descrivi un momento in cui ti è stato chiesto di fare qualcosa sui cui non eri preparato. Come hai gestito la cosa?
• In quali aree di organizzazione di eventi hai bisogno di migliorare o di formarti di più.
• In qualità di partecipante, cosa pensi che renda piacevole un evento?
• Che cosa ti piace nel lavorare con organizzatori di eventi in particolare?
• C’è qualcosa che ti impedisce di lavorare per tante ore consecutive, nel fine settimana, di sera o all’ultimo minuto?

Consiglio: Hai trovato un candidato che ti piace? Le posizioni di un evento sono uniche, ma tieni a mente queste basi universaliquando proponi il lavoro.

Prepara il tuo staff

I lavoratori giusti possono rendere l’evento un successo o meno. Devi sempre prestare attenzione a questo.

Organizzatori esperti, come assumete lo staff per un evento? Condividete i metodi sotto!