State organizzando un evento per la gente del posto? Allora di certo vorrete leggere queste linee guida per la pianificazione di un community event.
Parleremo di…
- Che cos’è un community event
- Come si organizza un meeting pubblico e come si trovano dei volontari
- L’importanza di una scaletta delle cose da fare
- Procedure di sicurezza
- Assicurazione per il pubblico e il datore di lavoro
- Valutazione dei rischi
- Licenze per cibo, alcool, gioco d’azzardo e intrattenimento
- Come contattare i media locali
- Privacy e protezione dei dati
Ci sono un sacco di cose di cui parlare, e quindi cominciamo fin da subito…
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Che cos’è un community event?
Un community event è un evento organizzato dalla gente del posto per la gente del posto. Di solito viene organizzato e gestito da dei volontari che vogliono adoperarsi per rafforzare il legame della comunità locale.
Esempi possono essere:
- Feste di quartiere
- Proiezioni di film
- Quiz nei pub
- Giorni dedicati al giardinaggio
- Mercatini
- Giorni a tema
- Performance live
- Festival culinari
- Mercato del contadino
In altre parole, può essere qualsiasi cosa: da una lotteria a una raccolta fondi. L’unico limite è la vostra immaginazione.
1. Organizzare un meeting pubblico
Di solito c’è un team di volontari – non professionisti – che si occupano dell’organizzazione dell’evento. E quindi questo significa che dovete trovare della gente del posto che potrebbe essere interessata nell’evento.
Un buon modo per farlo è organizzare un meeting pubblico. Potete tenerlo all’aperto, in un community centre, o nella chiesa di quartiere.
Ci sono diversi modi per pubblicizzare il vostro meeting:
- Distribuire volontatini
- Affiggere poster nei negozi del posto e nelle bacheche pubbliche
- Scrivere una lettera sul giornale locale
- Annunciarlo alla radio locale
- Creare un evento online e invitare i vostri vicini
Una volta che avete radunato una folla, dovreste esprimervi in modo chiaro e conciso. Non dovete coprire ogni possibile aspetto dell’evento.
Piuttosto, dovete fare in modo che l’idea dell’evento riscontri l’entusiasmo di tutti. Chiedete consigli ai partecipanti al meeting, chiedete chi vuole essere coinvolto nell’organizzazione.
2. Stilare una lista delle cose da fare
Dovreste mettere per iscritto tutte le idee proposte durante il meeting pubblico. Poi, quando avete tempo di ripassare la lista, è bene scendere nello specifico.
Dovete capire cosa vi serve per dare vita alle vostre idee. E poi dovete mettere tutto in ordine di importanza e fare una stima dei costi.
Consiglio: Potete usare la nostra checklist per la pianificazione di eventi per aiutarvi a pianificare il vostro community event.
3. Leggere le procedure di sicurezza
In molti vedono le procedure di sicurezza come delle guastafeste. Ma se esistono è per far sì che nessuno si faccia male durante l’evento.
Dovete tenere in considerazione chi parteciperà all’evento e dove si terrà l’evento. Il buonsenso qui la fa da padrone: non dovete far altro che applicarela legge di Murphy.
Ecco alcune domande che dovete porvi quando prendete in considerazione la sicurezza dell’evento:
- Sono necessari degli equipaggiamenti pericolosi?
- Qualcuno potrebbe farsi male durante le attività?
- C’è la possibilità che faccia troppo freddo o troppo caldo?
- Ci sono rischi di incendio?
- Saranno presenti persone vulnerabili?
- I volontari devono essere addestrati in anticipo?
- Che cosa si fa in caso di incidente?
Consiglio: Imparate come simplificare le precauzioni per la sicurezza.
4. Assicurazione contro la responsabilità civile
Avere un’assicurazione è di fondamentale importanza: qualcosa può sempre andare storto.
Ora daremo uno sguardo all’assicurazione contro la responsabilità civile e all’assicurazione sulla responsabilità civile dei datori di lavoro.
Vi preghiamo di notare che l’assicurazione contro la responsabilità civile non è richiesta per legge. Ma se succede qualcosa, qualcuno potrebbe farvi causa. E si fa presto a spendere un sacco di soldi.
Assicurazione sulla responsabilità civile
Avete bisogno di un’assicurazione contro la responsabilità civile nel caso in cui ci sia la possibilità che le persone si facciano male, o se si corre il rischio di furti o danni alla proprietà. In altre parole, serve per quasi tutti gli eventi con molte persone.
Assicurazione sulla responsabilità dei datori di lavoro
Avrete bisogno anche di un’assicurazione sulla responsabilità dei datori di lavoro, nel caso in cui il vostro staff venga pagato. Ma, se tutti si offrono volontari, la legge non la richiede.
5. Eseguire una valutazione dei rischi
Una valutazione dei rischi è una lista di cose che potrebbero andare nel verso sbagliato. Di solito, si parla di persone che si fanno male o di proprietà che vengono danneggiate.
Dovreste eseguire una valutazione dei rischi in modo da minimizzare la possibilità che qualche evento spiacevole accada. Come per le procedure di sicurezza, usate il buon senso.
Consiglio: Date uno sguardo a questi esempi di valutazione rischi per farvi un’idea su come agire.
6. Ottenere le dovute licenze
Con ogni probabilità dovrete ottenere una licenza o due per il vostro community event. Se durante il vostro evento sono presenti gioco d’azzardo, alcool e intrattenimento, allora di sicuro ve ne servono più di una.
Ecco alcune attività per le quali dovreste ottenere una licenza:
- Lotterie
- Bingo, corse, and notti al casinò
- Eventi musicali live
- Proiezioni di film
- Servire alcool
- Servire cibo e bevande
- Eventi su suolo pubblico
- Raccolte fondi
- Feste in strada e parate
E qui potete saperne di più sulle diverse licenze:
- Commissione gioco d’azzardo, per informazioni sulle licenze per il gioco d’azzardo.
- PRS e PPL per informazioni sull’utilizzo di musica coperta da copyright.
- BFI per informazioni sulla proiezione di film.
- MPLC per informazioni sull’utilizzo di film coperti da copyright.
- Food Standards Agency per informazioni sulla somministrazione di cibarie.
- Il vostro consiglio comunale per informazioni sull’intrattenimento live, raccolte fondi pubbliche, chiusure di strade, somministrazione di bevande alcoliche e l’organizzazione di eventi su suolo pubblico.
It’s generally a good idea to apply for these licenses as far in advance as you can. Informative al più tardi un mese prima dell’evento.
7. Contattare i media locali
Dovreste fare del vostro meglio per promuovere il vostro evento. I social media sono i vostri amici, ma potrebbe essere una buona idea contattare anche i media locali.
Scrivete un comunicato stampa per l’evento prima di contattare il giornale locale.
Consiglio:Date un’occchiata alla nostra guida dettagliata su come scrivere un comunicato stampa per un evento..
8. Privacy e protezione dei dati
Foto e video dell’evento sono un ottimo mezzo per fare marketing e promozione. Ma dovreste stare estremamente attenti quando piantificate un community event.
Tutti i dati personali (foto incluse) sono protetti dal regolamento generale sulla protezione dei dati. Questo vuol dire che vi servono i permessi per poter mantenere quei dati.
È sempre una buona idea comunicare in anticipo a tutti gli ospiti che avete intenzione di fare delle foto e filmare l’evento. Se avete intenzione di condividerlo sui social media, allora ditelo.
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E ora l’evento.
Adesso sapete tutto quello che dovete sapere per essere in regola con il vostro evento.
Ora c’è solo… tutto il resto.
Per fortuna ci siamo noi. Leggi qui come preparare un evento, e dà un’occhiata ad alcuni ottimi consigli sulla pianificazione di eventi proprio qui su questo blog.
Buona fortuna!
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