8 lezioni che puoi imparare dal Fyre Festival

Immagina di ottenere i biglietti per il Festival musicale più emozionante di tutti i tempi.

Ci saranno: un clima tropicale, bande incredibili, celebrità famose, ville di lusso, cibi gourmet e momenti da condividere su Instagram.

Ora immagina il contrario.

Sei bloccato su un’isola, dormendo su un materasso bagnato, mangiando pane stantio, i telefoni non hanno ricezione, e l’unico suono che senti è quello della folla arrabbiata.

Oh, e ci sono gli squali.

Alle persone che hanno acquistato i biglietti per il Fyre Festival è stato promesso il primo scenario, ma in qualche modo tutto è finito col secondo.

Netflix e Hulu hanno ora rilasciato un documentario su come questo è potuto accadere.

Vediamo alcune preziose lezioni su come puoi imparare in qualità di organizzatore di Festival.

Cos’era il Fyre Festival?

Il Fyre Festival è stato promosso come un “Festival di musica di lusso” che si sarebbe svolto nei mesi di aprile-maggio 2017, alle Bahamas.

L’evento è stato co-organizzato dal famoso rapper Ja Rule e promosso da modelli come Kendall Jenner e bella Hadid.

Cosa sarebbe mai andato storto? Tutto.

L’organizzatore principale, Billy McFarland, è riuscito a fare disastri su ogni singolo aspetto del Festival.

Incluso: ricerca, pianificazione, preparazione, pianificazione budget, comunicazione, marketing, catering, alloggio, sicurezza, relazioni con gli artisti e aspetti giuridici.

È stata la tempesta perfetta, per la quale McFarland ha ricevuto otto cause legali e sei anni di carcere.

Cosa possono imparare gli organizzatori di Festival?

La nota positiva è che gli organizzatori di Festival possono imparare molto da McFarland e dagli errori della sua società.

Diamogli un’occhiata.

#1 della lezione: non mentire

Come cliché può sembrare banale, l’onestà è davvero la migliore politica per la propria vita.

La prima isola che McFarland riuscì a garantire per il Festival apparteneva a Pablo Escobar. Il Fyre Festival si sarebbe potuto svolgere in condizioni rigorose, non c’era alcuna menzione della connessione con Pablo Escobar.

McFarland ha invece deciso di violare il contratto utilizzando tale connessione come strumento promozionale. Anche dopo essersi assicurato una seconda posizione, ha preferito continuare con la menzogna sull’essere legato a Escobar.

Il Fyre Festival è stato anche associato alla Royal Bahamian Defense Force come forza di sicurezza per l’evento. Mentre la Royal Bahamian Defense Force—hai indovinato—non aveva mai sentito parlare del Fyre Festival.

Lezione: Non bisogna mentire se si vuole mantenere una certa credibilità nel settore.

Lezione #2: Verificare gli aspetti giuridici e non infrangere la legge

Una cosa che gli organizzatori del fyre Festival hanno fatto giusta, era il marketing dei social media influencer.

Hanno ottenuto il supporto di influenti influencer come Kendall Jenner, bella Hadid e oltre 400 altre personalità dei media.

Quello che non hanno fatto però è stato rivelare che questi influencer sono stati pagati per il loro sostegno.

Mettendoli in una situazione scomoda nei confronti della Commissione federale del commercio.

Lezione: Verificare le leggi sul marketing e cercare di non infrangerle.

Lezione #3: fare un bilancio realistico e non sprecare soldi

McFarland sembra non abbia fatto nessuna ricerca sui costi di organizzazione di un festival.

Quando approcciò gli investitori, gli fu detto che l’evento sarebbe costato tra i 5 e i 12 milioni di dollari.

Non ci credeva.

McFarland si è avvicinato alla garanzia di finanziamenti da Comcast Ventures. I quali si ritirarono quando non riuscì a dimostrare che la sua compagnia era valutata a 90 milioni di dollari, come sosteneva.

Ha sperperato 4 milioni di dollari che si era assicurato da un investitore di moda sugli uffici di lusso a Tribeca, Manhattan.

McFarland riuscì finalmente a ottenere finanziamenti da Ezra Birnbaum… ma doveva ripagarli entro 16 giorni, fondamentalmente un prestito.

Lezione: Verifica i costi e pianifica il tuo budget di conseguenza.

Lezione #4: Ascolta le persone più esperte

Un mese prima del Festival, McFarland assunse il veterano produttore di eventi, Yaron lavi.

Lavi, essendo un produttore esperto, disse a McFarland di posticipare il Festival da aprile a novembre per evitare un disastro.

McFarland ha rifiutato questa idea di Lavi perché il clima sarebbe stato più gradevole ad aprile.

Lavi ha poi suggerito che, dato il breve lasso di tempo, delle tende da campeggio sarebbero state un alloggio più realistico anzichè delle ville di lusso.

McFarland poi ha avuto la brillante idea che il Festival si sarebbe svolto senza pagamenti in contanti o con carta di credito. Voleva invece che i partecipanti caricassero fino a 1.500 dollari su una “Fyre band” in anticipo.

Il problema? La band richiedeva una connessione Wi-Fi per funzionare… e non ci sarebbe stata connessione Wi-Fi al Festival.

Lezione: Ascoltate le persone più esperte e seguite i loro consigli.

Lezione #5: comunicare bene e gestire le aspettative

A questo punto, il Fyre Festival aveva perso la sistemazione, la società di catering, i servizi medici, l’accesso alla comunicazione e diversi atti musicali.

Lavi, sempre la voce della ragione, consigliò a McFarland di comunicare questi cambiamenti agli ospiti.

McFarland ha detto che lo avrebbe fatto tramite e-mail… ma poi non l’ha fatto.

A metà marzo, altri membri del personale hanno cominciato a pensare che la possibilità di posticipare il Festival sarebbe stata una buona idea.

La risposta? “Facciamolo e diventiamo delle leggende, amico.”

Lezione: Comunica eventuali cambiamenti e gestisci le aspettative delle persone.

Lezione #6: assicurarsi che tutte le strutture e il personale siano a posto

Il primo giorno del Fyre Festival alla fine arrivò, e qui iniziò il vero caos.

Le tende di emergenza e i materassi (cioè gli “alloggi”) erano sotto l’acqua a causa delle forti piogge della sera prima.

Gli organizzatori hanno inscenato una festa in spiaggia spontanea per i primi arrivati, mentre si strapazzavano per una soluzione.

Non hanno trovato nessuna soluzione.

Invece, hanno fatto stare in fila i partecipanti del Festival per potersi registrare e ottenere una tenda. Dopo diverse ore, gli ospiti hanno perso la pazienza e hanno rivendicato le prime e migliori tende per se stessi.

Coloro che reclamavano una tenda erano i fortunati. Altri sono finiti senza alloggio.

Ma oltre a questo, avrebbero ottenuto cibo scadente, nessuna ricezione del telefono o Wi-Fi, nessun servizio igienico portatile, niente acqua corrente, squali in mare, e nessun personale medico a disposizione.

Ma c’è dell’altro.

Il governo locale decise di non far atterrare aerei sull’isola, lasciando tutti bloccati.

Lezione: Assicuratevi che tutte le strutture e il personale siano a posto.

Lezione #7: Assumiti le colpe dei tuoi errori

“… questa non è colpa mia”- Ja Rule

Tutti alla fine sono stati portati su un aereo per tornare a casa dopo che il governo aveva rimosso il divieto di accesso all’isola.

Quello che i partecipanti non hanno mai avuto sono state le scuse degli organizzatori del Festival. Né Ja Rule né McFarland sembravano aver riconosciuto i loro errori.

E neppure la maggior parte degli influencer sui social media coinvolti nel disastro (a parte Hadid e pochi altri) si scusò per il loro coinvolgimento.

Il Ministero del turismo delle Bahamas ha tuttavia chiesto scusa a nome delle Bahamas.

Lezione: Assumiti sempre le responsabilità dei tuoi errori.

Lezione #8: Conosci le persone prima di lavorare con loro

Chiunque fosse coinvolto nel Fyre Festival avrebbe potuto schivare un proiettile se avesse fatto un po’ di ricerche.

McFarland non è un novellino quando si tratta di fare dei pasticci come questo.

Spendendo cinque minuti su Google avrebbe scoperto un modello di truffe e bluff.

Lezione: Conosci le persone prima di lavorare con loro e verifica eventuali precedenti negativi.

Conclusione

Dovresti sforzarti molto per creare un disastro come il Fyre Festival.

Tuttavia, vale la pena ribadire alcune delle lezioni che possiamo trarre dalle avventure di Billy McFarlane.

1. Esaminare i costi e gli aspetti giuridici
2. Pianificare un budget ragionevole
3. Non mentire alle persone
4. Ascoltare gli esperti (specialmente se li avete assunti)
5. Comunicare eventuali modifiche al piano
6. Fare ricerche sulle persone prima di lavorare per, o con, loro
7. Assumersi le responsabilità degli errori (perché da esse non si può scappare)

Buona fortuna con il tuo Festival-e non organizzarlo in posti vicino agli squali.