6 “Fatti” sull’organizzazione di eventi aziendali (e cosa dovreste fare realmente)

Il management di eventi non è niente di nuovo.

Anzi, possiamo dire che esiste dai tempi delle piramidi egizie. Sapevate che la prima organizzatrice di eventi di cui si ha notizia è Cleopatra? I suoi party sfarzosi non sarebbero stati possibili senza una pronta fornitura di aiutanti. (O, nel suo caso, schiavi e servi.) E in qualche modo sono riusciti a far tutto quello senza le moderne tecnologie.

Organizzare un evento aziendale è un compito difficile, richiede un sacco di lavoro. Non permettete a nessuno di dirvi che non è così. Sia che stiate organizzando il lancio di un prodotto, una conferenza o l’accoglienza di un cliente, azzeccare tutti i dettagli—sulla tempistica e sul budget—richiederà un notevole sforzo.

Ed è per questo che farsi raccontare delle dubbie verità sull’organizzazione di eventi è totalmente inutile. Non soltanto sono sbagliate, ma possono impedirvi di migliorare e mandare all’aria il vostro evento.

Ecco dei 6 di questi cosiddetti “fatti” e come evitarli.

1. Per organizzare un evento ci vuole una persona sola

È altamente improbabile che una persona da sola sia in grado di gestire tutti i vari elementi che compongono l’organizzazione di un evento aziendale. In fatti, più grande e complesso è l’evento, maggiore sarà l’aiuto di cui avrete bisogno per metterlo insieme e far sì che riesca alla perfezione.

Certo, un manager di eventi può coordinare gli sforzi di tutti quanti e prendere tutte le decisioni più importanti. Ma avrete bisogno dell’aiuto di specialisti—interni o esterni—per gestire aspetti diversi quali ad esempio:

• L’individuazione della sede dell’evento
• L’organizzazione del catering
• La prenotazione dell’intrattenimento
• La pianificazione del programma
• Il branding
• La logistica
• …e molto altro ancora

2. Gli eventi aziendali devono essere formali

Gli uffici hanno la reputazione di essere dei luoghi di lavoro seriosi. E quindi non c’è da meravigliarsi che la stessa cortesia venga estesa anche gli eventi aziendali.

Negli anni passati, le grandi conferenze formali erano la norma. Ma non è più così nel 21esimo secolo.

Anche se, ovviamente, volete che il vostro evento sia professionale, ciò non significa che il suo format non possa essere casual. Forse anche un pizzico bizzarro e—che choc!—persino divertente. Che ne dite di una padiglione sontuosamente decorato al posto della solita stanza di hotel?

3. Non c’è bisogno di programmare l’evento con precisione meticolosa

Sbagliato.

Un programma rifinito con la massima precisione è esattamente quello ci vuole. Molti organizzatori provano a gestire l’evento senza preoccuparsi poi troppo della durate delle diverse sessioni o delle pause. Quel che inevitabilmente ne risulta è il caos, con delegati che non sanno cosa devono fare e quando, mentre gli oratori non sanno di preciso quanto tempo hanno a loro disposizione.

Un approccio professionale vi vede programmare un itinerario rigido con una tabella degli eventi, inclusi la pausa pranzo, le pause e gli eventi serali, laddove necessario.

4. La sede non ha molta importanza

Questo è forse il mito più grande di tutti.

Infatti, è l’opposto ad essere vero. Trovare la sede più adatta può essere il segreto di un evento aziendale di successo che si farà ricordare.

Comincia tutto da lì:

• La sede dell’evento è facile da raggiungere?
• Il WiFi è veloce e affidabile?
• L’atmosfera è quella giusta?

La sede è la base di partenza per stabilire tutto quello che accadrà durante l’evento. E, inoltre, dev’essere in grado di soddisfare tutte le vostre necessità. Sia che scegliate un club di lusso, un giardino privato o un palazzo storico, non lesinate sulla ricerca e assicuratevi di riuscire a stupire tutti quanti.

5. Non avete bisogno di un piano B

Affidarvi esclusivamente al vostro piano originale è pericoloso. Vi ricordate la legge di Murphy? Quella che dice: “Se qualcosa può andare storto, lo farà”?

Ovviamente dovete assicurarvi di aver controllato e ricontrollato tutte le voci sulla vostra scaletta, ma ricordatevi che niente è mai garantito.

Persino l’evento più meticolosamente programmato può andare storto quando meno ve lo aspettate: C’è una tempesta, e siete rimasti al buio. Il vostro performer principale vi da buca all’ultimo momento perché ha la laringite. C’è un ritardo nella stampa del materiale del marketing.

Qualunque cosa sia, avete bisogno di un piano di riserva. Non si sa mai.

6. Una volta finito l’evento, non c’è nient’altro da fare.

Sarebbe bello pensare che dopo una lunghissima conferenza potete pensare a rilassarvi e basta.

Purtroppo non è così: il vostro lavoro non è ancora finito.

Dopo aver finalizzato il tutto e chiuso i conti, ci sono ancora delle importanti cose da fare, e a volte ci possono volere giorni o settimane. Dai questionari per il feedback alle altre misurazioni della riuscita dell’evento. Dalle email fper il follow-up al debriefing con il vostro team.

C’è un sacco di lavoro da fare per fare in modo di sapere se il vostro evento ha raggiunto gli obiettivi che vi eravate preposti.

Auore: Dakota Murphey scrive contenuti per una piccola selezione di siti sull’industria degli eventi, incluso Billetto.