5 motivi perché gli eventi falliscono (e cosa fare)

Gli eventi dovrebbero essere piacevoli.

Come puoi assicurarti che tutti passino dei bei momenti e di ottenere un guadagno? O che le persone giuste si presentino?

Se vuoi avere successo, ecco cinque errori nell’organizzazione eventi che devi evitare.

1. Non conoscere il tuo pubblico

Non conoscere il tuo pubblico è come sparare al buio.

Facciamo un esempio di uno scenario che porta al fallimento dell’evento. Hai realizzato un evento sul business eccezionale per aiutare a lanciare la tua nuova piattaforma di gestione aziendale.

Il giorno dell’evento, la sala conferenze è piena di studenti di economia e giovani imprenditori. Ci sono solo pochi responsabili alle vendite: coloro che prendono le grandi decisioni. Non guadagnerai tanto con le vendite. Ti trovi in una situazione problematica.

Che cosa non ha funzionato?

Hai organizzato un evento senza avere in mente il tuo pubblico target e pubblicizzato verso le persone sbagliate. Devi identificare il pubblico giusto per rendere il tuo evento un successo.

Come puoi identificare il pubblico target?

Ecco alcuni consigli:

Crea il profilo di un cliente ideale
Creare il profilo di un cliente ideale dettagliato e vivido è diffuso nel marketing. Un cliente ideale non è altro che la rappresentazione di un potenziale partecipante del tuo evento. Inizia a identificare:

• Età
  Fa parte della prossima generazione, è un millenial o è più avanti con l’età?
• Genere
  I tuoi partecipanti sono uomini o donne?
• Stipendio medio o titolo professionale
  Questo influenzerà il livello di esclusività a cui punti, tra le altre cose.

Altre variabili vitali includono località, hobby e interessi.

Consiglio:per scoprire di più su come creare un cliente ideale, dai un’occhiata a questa guida.

Fai una ricerca

Scopri di più sulle abitudini del tuo cliente ideale attraverso una ricerca Puoi farlo utilizzando:

1. Sondaggi
   Invia dei sondaggi attraverso dei servizi web come SurveyMonkey o dei questionari cartacei.
2. Interviste
   Trova un’area molto trafficata dove il tuo cliente ideale potrebbe trovarsi. Le fiere, ad esempio, sono un luogo ideale. Fai poche domande sulle loro aspettative relativamente al tuo evento.
3. Focalizzati su gruppi
   Trova un piccolo gruppo di persone che è ipoteticamente il tuo cliente ideale. Falli partecipare a una discussione di gruppo o una sessione di domande e risposte.
4. Studia dati passati
   Strumenti come gov.uk possono aiutarti a identificare dati demografici chiave o analizzare i moduli di autorizzazione di eventi passati.

Consiglio:per maggiori dettagli, dai un’occhiata alla nostra guida su 6 modi per identificare il pubblico target di un evento.

2. Non sapere perché le persone partecipano agli eventi

Ora hai maggiori informazioni sul tuo pubblico target. La prossima domanda è, “Che valore aggiunge il tuo evento alla vita delle persone?” Sai perché parteciperebbero al tuo evento?

In qualità di organizzatore, questa è la domanda definitiva. Viviamo in un’epoca in cui le persone cercano esperienze personalizzate. Sono anche molto selettive per gli eventi a cui dedicare il loro tempo.

La “Decision to Attend Study” di 8.992 partecipanti indica che:

• Il 92% partecipa agli eventi per imparare.
• Il 78% cerca la sede per l’evento giusta.
• Il 76% vuole opportunità di incontrare nuove persone.

 

Compara queste informazioni in relazioni ai tuoi partecipanti target per prendere le decisioni corrette. Per i tuoi partecipanti è più importante imparare, viaggiare, fare nuove conoscenze o avere opportunità di investimento? Trova dei modi per soddisfare le loro aspettative.

Consiglio: Hai bisogno di aiuto per realizzare la prospettiva del tuo evento? Dai un’occhiata a questa guida.

3. Poca considerazione del marketing sui social media

Le piattaforme social sono degli strumenti di promozione per eventi ideali per gli organizzatori. I millennials sono il gruppo di persone che ha più probabilità di partecipare a un evento. Un grande 67% di millennials è molto propenso verso gli eventi (seguito da un 66% di persone nella prossima generazione).

Il modo migliore per puntare a questi due gruppi è tramite i social e online. SproutSocial afferma che il 75% di tutte le persone è più propensa a pagare il biglietto di un evento se lo vedono sui social.

Non sottovalutare l’importanza del marketing per l’evento.

Facciamo un esempio: un venditore del servizio Google for Entrepreneurs al Campus London organizza un evento su hacking e cyber-sicurezza. Potresti pensare che un ottimo argomento, un marchio eccezionale e una grande azienda alle spalle potrebbe essere abbastanza per fare numeri.

Non proprio.

L’evento ha registrato solo 18 partecipanti, guardando delle presentazioni eccezionali in un mare di posti vuoti. Non è stato fatto tanto per promuovere l’evento e del marketing sui social avrebbe potuto fare la differenza.

Fai attenzione. Non considerare la promozione sui social può essere la rovina del tuo evento.

Ricordi il disastro di Starbucks “Spread the Cheer”?

Una campagna automatizzata di #spreadthecheer in streaming live su un grande schermo potrebbe sembrare un’idea fantastica. Lasciare il tutto incustodito è stato una pessima idea.

E invece l’inserzione sui social “Coolest Monkey in the Jungle” imbarazzante di H&M?

Consigli per marketing sui social

Non essere troppo pressante
Fare pressione sul tuo evento e non connetterti con il tuo pubblico farà allontanare le persone. Condividi, interagisci e coinvolgi invece.

Comprendi come funzionano i social.
Gli hashtag, per esempio, possono essere facilmente dirottati. Uno strumento come Everwall può fornirti una certa moderazione. Non fare spam verso il tuo pubblico. Assicurati di pubblicare sempre contenuti coinvolgenti e rilevanti. Buffer può aiutarti a programmare i tuoi post sui social.

Consiglio:assicurati di sfruttare al meglio il marketing per il tuo evento con questi “11 comprovati step per una strategia di marketing solida.”

4. Mancanza di originalità

È difficile trovare idee originali e creative. Ma sono la chiave del successo. La concorrenza nel settore degli eventi è spietata. Un evento originale può essere anche uno che presenta delle idee non tanto nuove in un modo nuovo.

L’unicità del tuo evento non deve essere ancorata all’idea in sé. Contano anche l’organizzazione dell’idea e come viene proposta.

Un evento originale deve impressionare e lasciare senza parole i tuoi partecipanti. World’s Biggest Coffee Morning—un’iniziativa di raccolta fondi per la ricerca sul cancro Macmillan Cancer Support—è un esempio di come trasformare l’idea di beneficenza in qualcosa di più. Hanno raccolto fondi chiedendo e consentendo alle persone di prendere un caffè con amici, colleghi e parenti.

In una posizione totalmente opposta puoi trovare dei festival di musica come Safe as Milk o Down to the Woods Festival. Sono stati annullati a causa di una scarsa vendita di biglietti. La loro ripetitività sembra non attirare più le persone.

Se vuoi essere più originale…

…ecco alcuni modi per rendere il tuo evento davvero unico:

Pensa a un tema originale
Perché non rendere l’ambiente dell’evento più colorito? Dai spazio alla tua immaginazione e cerca l’ispirazione. Visita forum e blog correlati come Event Manager Blog.

Consiglio: per trovare il tema giusto per il tuo evento, dai un’occhiata a Come scegliere il tema di un evento (e cosa includere)

Usa la tecnologia per incentivare i partecipanti durante il giorno dell’evento
Usa realtà aumentata e virtuale per coinvolgere i partecipanti e farli restare attivi durante l’evento. Invitali a partecipare a dei sondaggi tramite i loro smartphone durante le sessioni. Mostra i risultati in tempo reale su dei grandi schermi usando dei grafici che attirano l’attenzione.

Consiglio: per trovare ispirazione su come usare la tecnologia VR per eventi, dai un’occhiata a questo articolo.

5. Ignorare la legge di Murphy

The Fyre Festival è un esempio perfetto di un evento ben finanziato che è stato un fallimento, a causa di una mancanza di competenze nell’organizzazione.

Questo significa che gli eventi ben organizzati vanno come previsto? No.

Ma buoni organizzatori capiscono la legge di Murphy. Dei momenti problematici capitano nel mondo dell’organizzazione di eventi. Tenere tutto insieme è parte del lavoro.

Effettua una valutazione dei rischi e scrivi un piano di emergenza.

Problemi dell’ultimo minuto e come risolverli

Alcuni dei disastri più comuni negli eventi sono…

1. Clima dispettoso
Progetta un piano in caso di pioggia da comunicare a tutti i partecipanti. Se è prevista una sede al coperto, faglielo sapere. Condividi dettagli su annullamento, rimborsi o riprogrammazione in anticipo. Puoi usare una piattaforma di vendita biglietti online. Questo può aiutarti a salvare la faccia ed elaborare i rimborsi a causa di problemi dell’ultimo minuto.

2. Troppe persone
Monitora il numero di partecipanti attentamente. Limita i biglietti e crea una lista di attesa. O considera di organizzare l’evento in una sede più grande.

3. Nessuno si presenta
Questo scenario si verifica nel caso di un marketing scarso ed eventi gratuiti. Utilizza delle piattaforme di vendita di bigliettiper tenere il passo con i numeri.

Consiglio: Dai un’occhiata alla nostra lista di Strumenti per organizzare un evento online gratis migliori per restare al passo con le cose.

Rendi gli eventi un successo

Fa male guardare un evento promettente fallire a causa degli errori sopra citati.

Fortunatamente, sai a cosa fare attenzione e come evitare dei grandi fallimenti.

Ora è il momento di organizzare degli eventi memorabili per i tuoi partecipanti!